Cambiar de sistema de gestión de almacén (WMS) o hacer una modificación importante dentro del mismo es una decisión delicada. Afecta directamente la forma en que fluye la operación diaria, desde la recepción hasta el surtido y los inventarios. Por eso, antes de dar cualquier paso, es clave revisar varios puntos que pueden marcar la diferencia entre una transición exitosa o un caos operativo.
Entender las necesidades reales de la operación
Antes de implementar un cambio, se debe tener claridad sobre qué problema se busca resolver. ¿Falla la trazabilidad? ¿El sistema actual ya no soporta el volumen? ¿Hay que incorporar nuevos procesos como devoluciones o control por lote? Este diagnóstico debe estar respaldado por datos operativos y no por percepciones aisladas.
También es importante mapear todos los procesos actuales. Muchas veces, el WMS fue adaptado con flujos personalizados que no están documentados. Si no se identifican a tiempo, pueden perderse durante el cambio y generar retrabajos o pérdida de funcionalidades críticas.
Evaluar la compatibilidad técnica y operativa
Un cambio de sistema debe considerar si el nuevo software es compatible con los equipos actuales, desde lectores de códigos hasta pantallas o impresoras. También hay que revisar si el personal operativo podrá adaptarse rápidamente a la nueva interfaz o si requerirá una curva de aprendizaje alta.
Además, hay que tener claro si la operación necesita integraciones con otros sistemas (ERP, OMS, CRM, etc.) y qué tan sencilla será esa conexión. Cambiar el WMS sin alinear esto puede interrumpir procesos de facturación, pedidos o inventarios que dependen de esa conexión.
Planear una etapa de prueba obligatoria
Nunca se debe implementar un cambio sin antes hacer pruebas en un entorno controlado. Esto implica correr escenarios reales de operación con datos simulados o replicados, para verificar que el sistema responde correctamente en cada punto de control.
Las pruebas también ayudan a identificar cuellos de botella en el flujo digital. Por ejemplo, si hay un proceso que requiere validaciones manuales y ralentiza la operación, es mejor detectarlo en pruebas que en medio de una jornada activa.
Formar un equipo de implementación mixto
Una buena práctica es integrar un equipo de trabajo que incluya tanto perfiles técnicos como operativos. Los primeros aportan la lógica del sistema, mientras los segundos entienden el día a día en el almacén. Esta combinación permite tomar decisiones más realistas y prever conflictos desde el diseño.
Además, este equipo debe encargarse de documentar cada cambio, crear manuales, capacitar al personal y dar seguimiento a los primeros días de implementación. Un cambio sin acompañamiento puede resultar en un rechazo generalizado por parte del personal.
Elegir bien el momento para implementar
La transición debe realizarse en un periodo de baja demanda, idealmente lejos de temporadas altas o cierres de mes. Si se hace en un momento crítico, cualquier error puede afectar gravemente el servicio al cliente, la facturación o el inventario disponible.
También se recomienda establecer una ventana de contingencia. Esto significa tener listo un plan B para regresar al sistema anterior (o a procesos manuales mínimos) si el nuevo sistema falla durante los primeros días. Esa preparación puede evitar pérdidas mayores.
Un cambio de WMS no es solo técnico, es cultural
Cambiar de sistema implica que las personas cambien sus hábitos, sus formas de capturar datos, de visualizar el inventario y de seguir instrucciones. Por eso, comunicar claramente los motivos del cambio, sus beneficios y las fases de implementación es fundamental para generar aceptación.
Finalmente, hay que entender que ninguna transición es perfecta. Por más preparación que haya, surgirán ajustes de último momento. La clave es estar preparado, documentar, medir y acompañar al equipo para que la curva de aprendizaje sea lo menos costosa posible.
