Cuando llega un nuevo proveedor por primera vez a tus instalaciones, cada detalle cuenta. Una recepción mal ejecutada puede desatar una cadena de errores operativos que afectan desde el inventario hasta la entrega al cliente final. Por eso, revisar ciertos puntos clave antes de aceptar mercancía no es solo buena práctica: es una necesidad logística.
Las fallas más comunes suelen estar ligadas a la falta de documentación, empaques inadecuados o productos sin codificación. Todo esto se puede prevenir con un protocolo claro que contemple desde la cita de entrega hasta el chequeo físico del producto al momento de la recepción.
Documentación completa y precisa
Antes de mover un solo pallet, asegúrate de que el proveedor haya enviado la orden de compra, factura y lista de empaque con anticipación. Estos documentos deben coincidir en cantidades, descripciones y códigos. Si hay discrepancias desde este punto, es probable que haya errores en el surtido o faltantes.
También es importante que el proveedor haya sido previamente dado de alta en sistema con todos sus datos fiscales y bancarios. Esto agiliza el proceso contable y evita retrasos administrativos en pagos o facturación.
Verificación visual y codificación de productos
Ya con los documentos validados, el siguiente paso es la revisión visual. Verifica que la mercancía llegue limpia, sin daños visibles ni signos de humedad. Si el producto requiere condiciones especiales de manejo, como refrigeración o protección contra golpes, asegúrate de que el transporte haya cumplido con esas condiciones.
En paralelo, confirma que cada caja o unidad esté debidamente identificada con su código de producto, lote y, si aplica, fecha de caducidad. Aceptar mercancía sin etiqueta o sin codificación dificulta el almacenamiento, el surtido y el rastreo posterior en caso de reclamaciones.
Cumplimiento de la cita de entrega
Otro aspecto clave es que el proveedor respete la cita de entrega. Si llega fuera del horario establecido, puede interrumpir otras operaciones, generar saturaciones en los andenes y provocar retrasos con otros proveedores. Esto también habla del compromiso del proveedor con tu operación.
Cuando no se cumple con la cita o no se presenta la documentación completa, se debe tener la autoridad para rechazar la entrega. Establecer esta política desde el inicio ayuda a mantener el orden operativo.
Fotos como evidencia en la recepción
Es recomendable tomar fotografías de la mercancía al momento de recibirla, sobre todo si hay dudas sobre su condición o si se perciben daños. Estas imágenes sirven como respaldo para cualquier aclaración posterior y ayudan a resolver diferencias sin ambigüedades.
Además, es útil integrar estas evidencias en el sistema, vinculadas con la orden de entrada. Esto no solo da visibilidad a otras áreas, como compras o calidad, sino que también profesionaliza el proceso de recepción.
Comunicación clara desde el primer contacto
Todo comienza desde cómo se le explica al proveedor cuál será el procedimiento al llegar por primera vez. Enviar una guía con los requisitos logísticos, documentación necesaria, horarios de recepción y contacto del responsable reduce significativamente los errores por falta de información.
Si desde el primer ingreso el proveedor entiende que hay un protocolo definido, será más cuidadoso en futuras entregas. Esto se traduce en una mejor relación operativa y menos fricciones a largo plazo.
Conclusión: no es solo recibir, es asegurar la calidad
Aceptar una entrega no debe ser un trámite pasivo. Es un filtro crítico que define si el resto de tu operación funcionará con orden o caos. Tener claridad sobre qué revisar, documentarlo todo y ejecutar con orden es lo que distingue a una operación profesional de una improvisada.
