Elegir a un operador logístico es una decisión estratégica que impacta directamente en la eficiencia de una empresa, la satisfacción del cliente y la rentabilidad general. Sin embargo, muchas marcas se enfocan únicamente en comparar precios, dejando de lado una evaluación más profunda sobre la capacidad real del proveedor.
Antes de firmar un contrato, es esencial plantear una serie de preguntas que permitan evaluar no solo los servicios ofrecidos, sino también la solidez operativa, la cultura organizacional y la capacidad de respuesta del operador logístico. Estas preguntas ayudan a anticipar riesgos, evitar malos entendidos y asegurar que ambas partes compartan expectativas claras.
¿Qué tipo de clientes atienden actualmente?
Conocer el perfil de los clientes que ya trabajan con el operador permite identificar si tienen experiencia con el tipo de operación que se necesita. No es lo mismo manejar productos de alta rotación que mercancía delicada, perecedera o regulada. Preguntar por casos similares permite saber si el proveedor realmente entiende las particularidades de tu industria.
También es útil pedir referencias. Un operador serio no tendrá problema en compartir contactos de clientes actuales que puedan validar su experiencia y desempeño.
¿Qué tecnología utilizan para gestionar la operación?
Una de las preguntas más importantes es sobre el sistema que utilizan. ¿Cuentan con un WMS? ¿Permite visibilidad en tiempo real? ¿El cliente puede consultar inventarios, lanzar órdenes, descargar reportes? ¿Existe posibilidad de integración con tu sistema actual mediante API?
La respuesta a estas preguntas es clave para saber si tendrás control sobre tu operación o si dependerás completamente del proveedor para obtener información.
¿Qué infraestructura tienen disponible actualmente?
Es importante conocer cuántos metros cuadrados tienen, cuántas posiciones pueden asignar, cuántos andenes manejan, qué capacidad tienen para escalar, y si pueden dedicar espacios exclusivos. También conviene verificar si el almacén está en condiciones óptimas de limpieza, orden, seguridad y ubicación estratégica.
Una visita al sitio es altamente recomendable. No basta con lo que se dice en una cotización: hay que ver la operación funcionando.
¿Cómo manejan las entradas y salidas de mercancía?
Cada operador tiene su metodología para recibir, registrar, ubicar, preparar pedidos y embarcar. Es importante entender los tiempos promedio, los formatos utilizados, el proceso de etiquetado, los horarios de operación y las reglas para la recepción de productos.
Además, es clave preguntar si hay cargos adicionales por servicios fuera de horario, urgencias, reetiquetados o inspecciones.
¿Qué nivel de trazabilidad ofrecen?
Un buen operador debe ofrecer trazabilidad total. Es decir, saber en todo momento dónde está la mercancía, en qué etapa del proceso se encuentra y qué movimientos ha tenido. Esto es vital para la planificación y la toma de decisiones comerciales.
La trazabilidad también implica mantener un historial detallado de eventos, fotografías de ingreso y salida, bitácoras de movimientos y reportes automatizados.
¿Cómo resuelven errores o incidencias?
Ninguna operación está exenta de errores. Lo importante es saber cómo los enfrentan. ¿Tienen un procedimiento definido? ¿Quién es el responsable de levantar y resolver incidencias? ¿Hay compensaciones si el error es atribuible al operador?
Preguntar esto ayuda a entender si se trata de una empresa que asume responsabilidades o una que se deslinda ante cualquier situación.
¿Tienen seguros o cobertura de mercancía?
Es esencial conocer si cuentan con seguro contra robo, siniestro o daño de mercancía, y cuál es el alcance de dicha póliza. También es importante saber si hay posibilidad de extender un seguro propio a sus instalaciones o si tienen alguna restricción en ese sentido.
Las marcas deben conocer desde el inicio los límites de responsabilidad y evitar sorpresas en caso de algún percance.
¿Cuál es su tiempo de respuesta ante solicitudes?
Preguntar cuánto tiempo tardan en responder correos, generar reportes, coordinar embarques o actualizar información permite medir la agilidad operativa. Las empresas necesitan operadores que no solo almacenen, sino que acompañen activamente su operación.
Una buena práctica es solicitar un tiempo estimado de respuesta para distintos escenarios y validar si hay alguien disponible para emergencias fuera de horario laboral.
¿Qué estructura de costos manejan y qué está incluido?
Antes de contratar, es imprescindible tener claro qué incluye la tarifa mensual y qué se cobra como extra. Preguntar por posibles cargos adicionales —insumos, movimientos especiales, mínimo de facturación, reportes— permite proyectar correctamente el gasto mensual real.
La transparencia en este punto es fundamental para evitar conflictos futuros.
¿Qué experiencia tienen escalando operaciones?
Por último, es importante saber si el operador puede crecer contigo. ¿Tienen la capacidad de duplicar espacios si tu negocio lo requiere? ¿Pueden adaptarse a cambios estacionales o picos de demanda?
Elegir a un operador logístico no es una decisión de corto plazo. Hacer las preguntas correctas desde el inicio permite construir una relación confiable, clara y duradera.
