Recibir mercancía sin etiqueta o sin código de identificación representa un riesgo directo para la operación. Ya sea que se trate de cajas sin SKU, pallets sin lote o productos individuales sin número de parte, cualquier unidad no identificada de forma clara compromete el control de inventario, dificulta el surtido y aumenta la probabilidad de errores hacia el cliente final.
Este problema, que a veces parece menor o “temporal”, se puede convertir en un foco de caos si no se atiende desde la raíz. No etiquetar es no identificar, y no identificar es perder visibilidad dentro del almacén.
Primero: no ingresar al sistema lo que no esté codificado
Por regla, ningún producto sin etiqueta o sin código debe ingresarse al sistema. Hacerlo con descripciones genéricas, notas manuales o capturas incompletas genera discrepancias entre el inventario físico y el digital. Esto dificulta los conteos, el picking y cualquier análisis posterior.
El mejor momento para corregir este problema es justo al recibir la mercancía. Si se detecta a tiempo, se puede documentar, rechazar o poner en cuarentena hasta que el proveedor regularice la situación.
Separar físicamente y etiquetar temporalmente
Si por alguna razón se debe recibir la mercancía, lo ideal es separarla físicamente en una zona de cuarentena y asignarle una etiqueta provisional. Esta etiqueta debe indicar claramente que se trata de producto no identificado, incluyendo fecha de ingreso y proveedor correspondiente.
Así se evita que el producto entre por error a surtido o que se mezcle con inventario controlado. También facilita su rastreo y seguimiento posterior.
Notificar al proveedor de inmediato con evidencia
Una vez detectado el problema, se debe notificar al proveedor ese mismo día, preferentemente con fotos como evidencia. Esto refuerza la formalidad del proceso y permite que el proveedor asuma responsabilidad. En muchos casos, será posible coordinar la reetiquetación o la reposición del producto afectado.
Algunos proveedores podrán enviar etiquetas electrónicas para impresión en sitio. Otros deberán recoger el producto para volverlo a enviar correctamente. Sea cual sea la solución, debe registrarse para auditoría.
No dejar decisiones al criterio del operador
Una de las peores prácticas es permitir que los operadores decidan cómo nombrar o clasificar un producto no etiquetado. Esto genera confusión, abre la puerta a duplicados en el sistema y daña la integridad del inventario. Las decisiones de codificación deben pasar por un responsable autorizado, como el área de control o el supervisor del almacén.
Incluso si el operador “reconoce” el producto, no se debe asumir. Lo importante no es lo que parece, sino lo que está documentado.
Prevenir con acuerdos previos de etiquetado
Para evitar que esto suceda con frecuencia, es importante establecer en los acuerdos comerciales que todo producto entregado debe venir con su código visible, en cada unidad o caja, según aplique. Esto debe incluirse en la guía de recepción o instructivo para proveedores.
Si un proveedor incumple este punto de forma reiterada, se deben establecer penalizaciones, rechazos automáticos o ajustes contractuales. No etiquetar no puede ser tolerado como una práctica habitual.
Conclusión: sin etiquetas, no hay operación confiable
Aceptar mercancía sin identificación es como aceptar mercancía invisible. Cada producto debe poder rastrearse, controlarse y auditarse. Y eso empieza con una etiqueta. Tener protocolos claros ante esta situación evita errores, discusiones y pérdidas. La disciplina en la recepción es la primera defensa del control logístico.
