Los pronósticos de demanda o forecast permiten a un operador logístico planear su capacidad de almacenaje, personal y transporte. Sin embargo, no es raro que un cliente realice cambios de último minuto, lo que puede alterar por completo la planificación y generar tensión en la operación. Saber cómo reaccionar ante estos escenarios es fundamental para mantener la eficiencia.
Evaluar la capacidad real en el momento
Lo primero es analizar la capacidad disponible en instalaciones, personal y transporte. Con esta información clara, el operador puede determinar si es posible absorber el cambio total o si se requiere negociar ajustes en volúmenes o tiempos de entrega.
Tomar decisiones sin revisar estos factores puede llevar a saturar áreas críticas del almacén y afectar la atención de otros clientes.
Comunicación inmediata con el cliente
El siguiente paso es establecer un canal de comunicación transparente y rápido. Informar al cliente sobre las implicaciones del cambio ayuda a que entienda las limitaciones operativas y, en algunos casos, reconsidere el ajuste.
Un mensaje claro, acompañado de datos concretos sobre tiempos, espacios o costos adicionales, permite mantener la relación bajo control y evita malentendidos.
Priorización de pedidos críticos
Cuando el forecast cambia de manera radical, es útil aplicar criterios de priorización. Esto implica definir junto con el cliente cuáles pedidos deben atenderse de inmediato y cuáles pueden esperar.
Esta estrategia asegura que los productos de mayor impacto comercial o con fechas de entrega más cercanas reciban atención prioritaria, reduciendo riesgos de incumplimiento.
Flexibilidad en el uso de recursos
Una forma de enfrentar imprevistos es contar con recursos flexibles, como personal temporal, transportes de apoyo o espacios adicionales en almacén. Aunque esto pueda implicar costos extras, permite responder sin frenar la operación.
El cliente suele valorar que su operador tenga soluciones inmediatas y, en muchos casos, está dispuesto a absorber el costo adicional si se le presenta con anticipación.
Lecciones para la planeación futura
Cada ajuste inesperado debe convertirse en una oportunidad de mejora. Analizar con el cliente por qué se dio el cambio y qué medidas pueden tomarse para prevenirlo fortalece la relación y genera aprendizajes valiosos.
Algunos operadores incluso establecen cláusulas en los contratos para manejar modificaciones de forecast, protegiendo así tanto la operación como la rentabilidad.
