Una gira mundial inolvidable como la de U2 con su tour 360 grados o la de The Rolling Stones con A Bigger Bang es el resultado del esfuerzo de cientos de personas, desde artistas y managers hasta roadies y personal de logística. Los escenarios elaborados, las luces y otros equipos constituyen el esqueleto de estas actuaciones grandiosas y también viajan por el mundo con el artista durante el período de la gira. La viabilidad logística es uno de los factores decisivos principales para crear un calendario de gira. Incluso la legendaria banda de rock KISS no realizó giras en Australia hasta 1980, porque no era logísticamente rentable para ellos en los años 70.
Llevar el Show a la Carretera
La logística del entretenimiento es un espacio muy organizado y controlado. Lo que la diferencia del transporte regular es la falta de margen para retrasos, daños o errores en la programación. Cada pieza de equipo transportado es fundamental para el espectáculo. Para las empresas de carga especializadas en logística de giras, la planificación comienza con inspecciones de los sitios de los conciertos. El mejor modo de transporte se traza para cada uno de los lugares, según el equipo necesario. Cuanto más grande es el acto, más equipo se necesita transportar. La mayoría de los artistas viajan con su propio equipo de audio, iluminación, video, mantenimiento e incluso catering. Los escenarios elaborados también deben construirse, desmontarse, empaquetarse y transportarse de un lugar a otro.
La gira 360 grados de U2 empleó 120 camiones para mover el escenario, la pantalla, las luces, los 250 altavoces y más de un lugar a otro. La gira Formation de Beyoncé por Europa necesitó 7 aviones de carga Boeing 747 para transportar todo el equipo del escenario entre países. Estas empresas de carga manejan todo, desde importaciones, exportaciones, aduanas y carnets para el calendario de la gira, utilizando camiones, transporte aéreo y marítimo. Se utilizan camiones especiales con paredes acolchadas y recovecos para proteger el equipo. Para el transporte aéreo, los aviones más nuevos tienen restricciones de peso y puertas más pequeñas, lo que a menudo los hace inadecuados para la logística de las bandas.
Cuando el equipo llega a un lugar, se instala en una secuencia predeterminada: aparejos, montaje del escenario, iluminación, video y audio. El equipo de la banda suele ser el último en entrar y, después del espectáculo, todo se empaqueta en orden inverso.
Además de la complejidad del transporte y el montaje, la planificación logística también incluye aspectos como la contratación de personal local para ayudar con el montaje y desmontaje, la coordinación con proveedores de servicios locales y la gestión de imprevistos. Todo esto requiere una planificación minuciosa y una ejecución impecable para garantizar que cada espectáculo se desarrolle sin problemas.
El Tiempo es Esencial
Para las giras internacionales, el éxito de un espectáculo depende de la aprobación rápida y oportuna del equipo de la banda. El mayor desafío logístico que enfrentan los artistas es trasladar su equipo a través de las fronteras internacionales. Un retraso en la aduana de ocho horas una vez hizo que la banda australiana de rock Tame Impala cancelara su show en Alemania. Cualquier cosa, desde un papeleo incorrecto hasta un agente de aduanas de mal humor, puede retrasar el equipo de la banda en tránsito. Por lo tanto, las empresas de carga a menudo emplean especialistas en aduanas y tratan de establecer la aprobación aduanera y las transferencias en el aeropuerto con mucha anticipación.
No es inusual que las giras de conciertos tengan equipos de más de 100 personas. El personal principal incluye montadores, carpinteros, proveedores de catering, seguridad, técnicos, electricistas y conductores. Todo el personal de apoyo y su equipo deben moverse, mientras se hacen arreglos de alojamiento y comida. En la gira Wrecking Ball de Bruce Springsteen, un equipo de más de 100 personas se encargó de la logística. Paul McCartney tiene un personal de apoyo de 130 personas mientras está de gira, ¡incluyendo su propio equipo de proveedores de catering vegetarianos!
Además del transporte de equipos y personal, la logística de un concierto también implica la coordinación de servicios esenciales como alojamiento y alimentación. Los hoteles y restaurantes deben ser reservados con anticipación para acomodar a todo el personal de la gira, y en algunos casos, se establecen cocinas móviles para proporcionar comidas durante el montaje y desmontaje del escenario. Esto asegura que todo el equipo de apoyo esté bien alimentado y descansado, listo para enfrentar los desafíos de cada día de la gira.
Esperando lo Inesperado
A las empresas de logística a menudo se les da un tiempo de anticipación de 3 a 6 meses para planificar la ruta del equipo del artista. Sin embargo, las bandas y los artistas a menudo agregan lugares y festivales durante la gira que deben cumplirse con tan solo una semana de anticipación. Rock-It Cargo, un transportista especializado en logística de giras, una vez empaquetó y cargó el equipo de The Police desde Singapur hasta Macao en poco menos de dos horas. Ed Butler, su vicepresidente, declaró: «Construimos 30 posiciones de palés — más de 154,000 libras — en un carguero 747 de Singapore Airlines en una hora y 40 minutos. Eso fue desde el momento en que el primer camión se estacionó, hasta que el último palé fue pesado. Y luego nos fuimos». Desafíos como este se superan gracias a la familiaridad de la empresa de logística con el equipo de la banda y la garantía de un papeleo aduanero sin problemas.
La logística de conciertos también debe adaptarse rápidamente a los cambios y ajustes en el calendario de la gira. Los artistas pueden decidir agregar fechas adicionales o participar en festivales, lo que requiere una reprogramación rápida y eficiente del transporte y otros arreglos logísticos. En estos casos, la flexibilidad y la capacidad de respuesta rápida son esenciales para mantener la gira en marcha sin interrupciones.
La Magia Detrás del Escenario
La logística de conciertos desde un punto de vista de transporte implica una serie compleja de tareas y coordinación para asegurar que todo el equipo necesario, el personal y los materiales estén en el lugar correcto en el momento adecuado. Un proveedor de logística de terceros (3PL) puede jugar un papel significativo en la simplificación y gestión eficiente de esta logística. Algunos de los aspectos clave de la logística de conciertos incluyen el transporte de equipos, que abarca una amplia gama de artículos, desde instrumentos musicales y sistemas de sonido hasta iluminación y escenarios. Un 3PL puede organizar el transporte de estos artículos, coordinando el movimiento desde las instalaciones de almacenamiento u otros lugares hasta el lugar del concierto. El transporte de personal también es crucial, ya que músicos, artistas, técnicos y otros miembros del equipo necesitan ser transportados al lugar. Un 3PL puede manejar los arreglos de viaje, asegurando que todos lleguen a tiempo y con mínimos problemas logísticos.
Para conciertos que involucran múltiples espectáculos en diferentes ciudades o países, la gestión de giras es esencial. Un 3PL puede ayudar a planificar el transporte de toda la gira, asegurando transiciones suaves entre lugares y llegadas puntuales en cada lugar. La gestión de carga también es un componente vital, ya que la logística de conciertos a menudo implica mover grandes cantidades de equipos y materiales. Un 3PL puede manejar la gestión de carga, incluyendo la reserva de transportistas, la negociación de tarifas de flete, el seguimiento de envíos y la gestión de la aprobación aduanera para eventos internacionales.
Además de estos aspectos logísticos fundamentales, la logística de conciertos también debe considerar la optimización de rutas para mantener los costos bajos y asegurar entregas a tiempo. Un 3PL puede emplear software de optimización de rutas y experiencia para planificar las rutas más eficientes para el movimiento de equipos y personal. El almacenamiento y distribución también son importantes, ya que un 3PL puede proporcionar soluciones de almacenamiento temporal para equipos de conciertos y mercancías, asegurando un almacenamiento seguro y una distribución oportuna a diferentes lugares.
En el día del concierto, un 3PL puede asistir en la coordinación del transporte y la logística en el sitio, ayudando a montar equipos, gestionar entregas y manejar cualquier problema inesperado que pueda surgir. Después del concierto, los equipos y materiales deben ser transportados de regreso a sus respectivos lugares. Un 3PL puede manejar la logística inversa, asegurando que todo sea devuelto de manera eficiente y segura.
La gestión de riesgos también es crucial en la logística de conciertos, ya que pueden surgir desafíos imprevistos como interrupciones climáticas, retrasos en el tráfico o fallos de equipos. Un 3PL con experiencia en logística de eventos puede ayudar a gestionar estos riesgos y tener planes de contingencia en su lugar. Además, al aprovechar su experiencia y red de proveedores de transporte, un 3PL a menudo puede negociar mejores tarifas y reducir los costos generales de transporte para los organizadores de conciertos.
Conclusión
La logística es un componente crítico que permite que la magia del espectáculo cobre vida en el escenario. La próxima vez que disfrutes de un concierto en vivo, recuerda que hay un ejército de profesionales trabajando tras bambalinas para hacer posible esa experiencia inolvidable.
