El surtido de pedidos es una de las actividades más sensibles dentro de la operación logística, pues de su precisión depende el cumplimiento de entregas y la satisfacción del cliente. Sin embargo, calcular los tiempos que toma este proceso suele ser más complejo de lo que parece. Muchas empresas caen en errores comunes que terminan generando retrasos, costos adicionales y una percepción negativa del servicio.
Medir correctamente los tiempos de surtido no solo es cuestión de eficiencia, también es un factor clave para la planeación de recursos, la organización de turnos y la definición de compromisos realistas con los clientes. Cuando los cálculos son erróneos, toda la operación se resiente y el operador pierde credibilidad.
Subestimar la complejidad del pedido
Uno de los errores más frecuentes es calcular tiempos de surtido con base en pedidos promedio, sin considerar la complejidad de cada orden. No es lo mismo preparar un pallet homogéneo con un solo producto que un pedido con múltiples referencias, lotes diferentes y ubicaciones dispersas en el almacén.
Al no contemplar estas variables, los tiempos estimados suelen quedarse cortos, lo que provoca retrasos y genera presión innecesaria sobre el equipo operativo. La clave está en diferenciar pedidos simples de pedidos complejos y asignar tiempos realistas para cada caso.
Ignorar la rotación y ubicación de productos
Otro error común es no tomar en cuenta la rotación y la ubicación de los productos dentro del almacén. Los artículos de alta rotación suelen estar en posiciones más accesibles, lo que facilita su surtido. En cambio, los productos de baja rotación, ubicados en zonas menos convenientes, requieren más tiempo de desplazamiento.
Si los cálculos de surtido no consideran estas diferencias, se corre el riesgo de planear con base en escenarios poco realistas. Un layout optimizado y un registro de tiempos históricos ayudan a mejorar la precisión en las estimaciones.
No contemplar tiempos de verificación
El surtido no termina al colocar los productos en el pallet o contenedor, también incluye la verificación. Revisar cantidades, lotes y condiciones de la mercancía es fundamental para evitar errores que deriven en devoluciones o reclamos. Sin embargo, este tiempo suele omitirse en los cálculos, lo que genera atrasos al final del proceso.
Incluir la verificación como parte del tiempo estándar de surtido asegura una visión más completa y evita sorpresas en la programación de entregas.
Depender únicamente de la experiencia del operador
Muchas empresas calculan los tiempos de surtido en función de la experiencia de sus mejores operadores. Aunque la práctica y la habilidad influyen, no todos los colaboradores mantienen el mismo ritmo. Basarse en el desempeño de unos pocos genera expectativas irreales que presionan al resto del equipo y provocan errores.
La mejor práctica es trabajar con promedios que reflejen la realidad de todo el equipo, complementados con capacitaciones que eleven el desempeño general.
No considerar interrupciones y tiempos muertos
El cálculo de tiempos de surtido suele hacerse en condiciones ideales, sin contemplar interrupciones o tiempos muertos. En la operación real, es común que surjan pausas para reabastecer material de empaque, resolver dudas, mover pallets bloqueados o esperar equipo disponible.
Ignorar estos factores hace que las proyecciones se vean mejor en papel que en la práctica. Incluir márgenes de seguridad en las estimaciones brinda mayor realismo y permite cumplir los compromisos con los clientes.
Falta de medición continua
Finalmente, otro error frecuente es calcular los tiempos de surtido una sola vez y asumir que se mantendrán constantes. La operación logística es dinámica: cambian los volúmenes, los productos, los layouts y hasta el personal. No medir de forma continua significa trabajar con datos desactualizados que no reflejan la realidad actual.
El registro constante de indicadores permite ajustar los tiempos de surtido a las condiciones presentes, mejorando la planeación y reduciendo el riesgo de incumplimiento.
Conclusión: precisión como base de confianza
En conclusión, calcular mal los tiempos de surtido es un error que repercute en toda la operación logística. Subestimar la complejidad de los pedidos, ignorar la ubicación de productos, omitir verificaciones, depender de la experiencia de unos pocos, no considerar tiempos muertos y dejar de medir de manera continua son prácticas que generan retrasos, costos adicionales y clientes insatisfechos.
La solución está en adoptar un enfoque más realista, basado en datos históricos, layouts optimizados y métricas actualizadas. Solo así es posible ofrecer tiempos de surtido confiables, cumplir con los compromisos adquiridos y fortalecer la confianza de los clientes.
