Uno de los errores más costosos en logística es dimensionar mal una operación. Ya sea por exceso o por quedarse corto, el impacto se siente en todos los niveles: desde espacio desperdiciado, personal ineficiente, saturación de pedidos o falta de control. Y lo peor es que muchas empresas no se dan cuenta del problema hasta que ya están enfrentando cuellos de botella, mermas o clientes insatisfechos.
Dimensionar bien significa planear con base en datos reales y escenarios posibles. No se trata de adivinar, sino de anticipar. Es saber cuánto espacio, personal, equipo y sistema necesitas hoy… pero también cuánto vas a necesitar si tu operación crece un 20%, si cambias de cliente o si aumentan las devoluciones. Es pensar no solo en el presente, sino en el corto y mediano plazo.
Espacio: ni de más, ni de menos
El primer error es dimensionar mal el espacio físico. A muchas empresas les gana la emoción de tener un almacén amplio sin saber si realmente lo van a llenar, o al revés, subestiman el crecimiento y terminan saturadas en pocos meses. Ambas situaciones generan costos innecesarios.
La clave está en proyectar el volumen de inventario promedio y pico, con base en datos históricos y expectativas de ventas. A partir de ahí puedes calcular cuántas posiciones pallet necesitas, qué tipo de racks te convienen y cuántos metros cuadrados operativos vas a requerir.
También es importante considerar zonas de valor agregado como áreas de empaque, devoluciones, cuarentena o surtido. Muchas veces se dimensiona solo la zona de almacenaje y se olvida que el resto de la operación también necesita espacio.
Personal y turnos: el error de “contratar conforme se necesite”
Otro error típico es subdimensionar al equipo operativo. Muchas empresas esperan a estar saturadas para contratar más personal, pero eso genera estrés, errores y baja productividad. Lo ideal es anticiparse y definir un estándar: cuántos pedidos puede surtir una persona por hora, cuántas tarimas se pueden mover por turno, qué nivel de productividad se espera por perfil.
A partir de esos datos puedes proyectar cuántos operativos necesitas en temporada baja y cuántos más deberías tener entrenados o listos para alta demanda. Tener personal temporal sin capacitación es una receta para el caos.
También es común no prever la necesidad de turnos escalonados o nocturnos conforme crece la operación. No se trata solo de sumar gente, sino de distribuirla mejor según el flujo de trabajo.
Tecnología y sistemas: quedarse corto puede costarte caro
Un mal dimensionamiento no solo es físico o humano, también ocurre en lo digital. Muchas operaciones crecen y se quedan con un sistema manual o con herramientas que ya no soportan el nivel de pedidos, la complejidad de inventario o la trazabilidad requerida.
Aquí el error es pensar que cambiar de sistema es un gasto, cuando en realidad es una inversión para escalar correctamente. Si tu WMS, ERP o software de transporte ya no te da visibilidad, no te permite automatizar tareas o se vuelve un cuello de botella, es momento de dimensionar hacia arriba.
Además, a medida que creces, el costo del error aumenta. Si antes una falla de sistema afectaba 10 pedidos, ahora puede afectar 500. Y si no tienes registros confiables, tampoco podrás analizar dónde estás fallando.
Cómo prevenir estos errores con datos y escenarios
La mejor forma de evitar estos errores es usar datos reales para hacer simulaciones. Analiza tu operación de los últimos 6 a 12 meses: ¿cuántos pedidos manejas por día, cuál es tu promedio de SKUs por orden, qué porcentaje de devoluciones manejas, cuál es el lead time de tus proveedores?
A partir de esa base puedes crear distintos escenarios: uno pesimista, uno conservador y uno optimista. Así sabrás qué pasaría si duplicas tu volumen, si un cliente clave se va, o si tienes una temporada alta fuera de lo normal.
Este ejercicio también te ayuda a justificar decisiones con tu equipo o con tus socios: por qué necesitas más espacio, por qué es momento de cambiar de sistema, o por qué no puedes seguir operando con la misma plantilla.
Finalmente, revisa tu dimensionamiento cada seis meses. Las operaciones cambian, y lo que funcionaba hace un año puede estar obsoleto hoy. Prevenir es más barato que corregir.
