En logística, el número de lote es un dato crítico para el control de trazabilidad. Permite identificar exactamente cuándo y cómo fue producido un lote de mercancía, y es esencial para gestionar devoluciones, caducidades o retiros del mercado. Aun así, muchas operaciones pasan por alto este dato en la recepción.
Aceptar productos sin revisar el número de lote puede traer serias consecuencias. Desde errores en la rotación hasta problemas legales si algún producto presenta defectos o necesita ser rastreado en una cadena de suministro. Es un riesgo que ninguna operación logística debería correr.
Trazabilidad y control de inventario
El número de lote no solo es un requisito de trazabilidad, también es una herramienta para evitar errores en el control del inventario. Permite diferenciar entre productos aparentemente iguales, pero con fechas o condiciones distintas.
Si no se registran correctamente los lotes al momento de recibir la mercancía, el sistema no podrá identificar diferencias entre una partida nueva y una anterior. Esto puede provocar que se surta mercancía caduca o fuera de especificación sin saberlo.
Problemas con la rotación de producto
La rotación correcta del inventario depende de saber qué lote entró primero y cuál debe salir antes. Si no se registra esta información desde la recepción, se pierde el control sobre el principio FIFO (First In, First Out) o cualquier otro método de rotación acordado.
Este error puede tener consecuencias graves, sobre todo en productos con caducidad. La mercancía más antigua puede quedarse almacenada hasta vencer, lo que genera pérdidas económicas y problemas con el cliente.
Riesgos legales y comerciales
En caso de que exista un retiro de producto por defectos de fabricación o un problema sanitario, no contar con el número de lote puede ser un problema legal serio. Las autoridades podrían exigir pruebas de trazabilidad y, si no existen registros, la responsabilidad recaerá sobre el operador logístico.
Además, para el cliente es una pérdida de confianza saber que su proveedor logístico no puede identificar qué lote de producto se entregó a cada cliente final. Esto puede derivar en la cancelación de contratos o en penalizaciones.
Proceso correcto de recepción
El proceso de recepción debe incluir, como paso obligatorio, la verificación y registro del número de lote de cada producto. Esto debe hacerse al momento de descargar, y no después, para evitar confusiones o pérdidas de información.
Es recomendable usar un checklist operativo donde se incluya este paso como obligatorio. Si el producto llega sin lote visible o con el lote ilegible, se debe notificar al cliente de inmediato y colocar el producto en cuarentena hasta aclarar la situación.
Registro en el sistema
El WMS o sistema de gestión de almacén debe estar configurado para capturar los números de lote al momento de la recepción. Esto permite que cada movimiento de mercancía quede ligado a un lote específico, facilitando la trazabilidad.
Si el sistema no cuenta con esta funcionalidad, es importante buscar un método alterno de registro, ya sea mediante hojas de control manual o sistemas complementarios, pero siempre dejando evidencia del dato.
Capacitación del equipo operativo
El personal de almacén debe entender la importancia de registrar los lotes correctamente. No es un trámite más, sino un paso clave para la seguridad del inventario y la operación logística.
Capacitar al equipo para que detecte errores en las etiquetas, verifique los números de lote y levante reportes cuando algo no coincida, es una forma de prevenir problemas mayores a futuro.
Auditorías y controles internos
Realizar auditorías internas periódicas ayuda a detectar si los lotes se están registrando correctamente. Revisar productos almacenados y compararlos con los registros del sistema permite identificar fallas a tiempo.
También es útil llevar un control de los productos en cuarentena por problemas con el lote. Esto ayuda a dar seguimiento y a evitar que mercancía sin información clara entre al flujo normal de operación.
Acuerdos operativos con el cliente
Es recomendable establecer en el acuerdo operativo que el cliente debe enviar la mercancía correctamente etiquetada, con el lote visible y legible. Si esto no sucede, debe notificarse de inmediato y documentarse el incidente.
Dejar claro en el contrato que el operador logístico no será responsable por errores de etiquetado o por mercancía sin identificación de lote protege a ambas partes y evita malentendidos.
Conclusión: un detalle que no se puede ignorar
Recibir productos sin revisar el número de lote es un error que puede salir muy caro. No solo afecta el control de inventario, sino que pone en riesgo la trazabilidad, la relación con el cliente y la seguridad del consumidor final.
La solución es sencilla: hacer del registro del lote un paso obligatorio e innegociable en la recepción de mercancía.
