En muchos almacenes surge una duda común: ¿conviene bloquear posiciones de racks para mercancía que todavía no llega? Aunque puede parecer una estrategia lógica para garantizar espacio, también implica un costo de oportunidad y un posible desbalance en la operación si no se gestiona con criterio.
Bloquear espacio suena bien… en teoría
La intención suele ser buena: apartar ubicaciones específicas para un ingreso futuro que se espera en cierto volumen o con ciertas características. Esto da tranquilidad al cliente y permite planear desde antes la recepción y el acomodo. Sin embargo, bloquear espacio de más o sin fecha clara puede volverse una carga, especialmente si hay alta rotación o si otros clientes requieren espacio en ese mismo periodo.
En momentos de baja demanda, reservar espacios no representa mayor problema. Pero cuando el almacén se encuentra en temporada alta, esas posiciones bloqueadas pueden ser la diferencia entre aceptar o rechazar un nuevo ingreso. A la larga, esto afecta la eficiencia general del almacén y puede generar fricciones internas por falta de disponibilidad.
Riesgo de subutilización en temporadas críticas
Cuando se bloquean posiciones y no se usan a tiempo, esas ubicaciones se vuelven huecos improductivos. No solo dejan de generar ingresos, sino que obligan a mover mercancía a zonas menos óptimas, lo que incrementa los tiempos de búsqueda, picking o reubicación. En operaciones ajustadas, esta ineficiencia puede reflejarse incluso en la experiencia del cliente final.
Además, si ese espacio bloqueado fue asignado por una suposición que luego cambia (por ejemplo, el cliente retrasa el embarque o cambia el tipo de tarima), se generan retrabajos que pudieron evitarse. Por eso, bloquear espacio no debe ser una decisión automática, sino una medida excepcional con condiciones claras.
Alternativas para no comprometer el layout
Una forma más ágil de reservar sin bloquear físicamente es hacerlo de forma virtual, en el sistema. Algunos WMS permiten asignar ubicaciones futuras sin sacar las posiciones del inventario actual. Así, si el ingreso se retrasa o se cancela, el espacio sigue disponible para otros usos. Esta estrategia requiere coordinación estrecha entre el equipo operativo y el cliente.
Otra opción es manejar “zonas de absorción”, que no están comprometidas con ningún cliente y que se activan solo si hay sobrecupo temporal. Así se evita que cada cliente “aparte” posiciones sin necesidad. Este enfoque favorece la flexibilidad operativa, especialmente en almacenes con múltiples cuentas de alta rotación.
Comunicación clara con el cliente desde el inicio
Si un cliente pide que se le reserve espacio, es importante establecer desde el principio: por cuánto tiempo, cuántas posiciones, con qué condiciones y si habrá un cargo si no se utiliza. Esto evita malentendidos y permite a ambos planear mejor. También ayuda a que el cliente valore el costo real de ocupar un recurso escaso.
La conversación debe ser honesta: si el almacén está al límite, hay que decirlo. A veces el cliente asume que todo es posible porque no se le ha explicado el impacto de sus decisiones. Si sabe que su espacio bloqueado podría impedir otro ingreso, puede ser más flexible o anticipar sus envíos para que no se desperdicie.
El costo de oportunidad como criterio decisivo
Cada posición bloqueada es una posición que no factura, y ese es un punto que no se puede ignorar. Si se tienen otros clientes dispuestos a ocupar ese espacio de inmediato, es necesario evaluar el retorno. Bloquear racks solo por “tenerlo listo” puede costar más que aceptar mercancía rotativa que sí genera ingresos constantes.
Además, bloquear espacio puede generar precedentes. Si se le permite a un cliente sin condiciones claras, otros pueden empezar a pedir lo mismo, y se vuelve una práctica difícil de controlar. Por eso es clave institucionalizar una política de bloqueo y aplicarla por igual a todas las cuentas.
Evalúa tu capacidad real antes de ceder
No todos los almacenes tienen el mismo margen para bloquear posiciones. Un centro con baja rotación o espacio sobrante puede darse ese lujo. Pero uno con alta densidad operativa debe analizar con más rigor cada solicitud. Una política flexible no significa decir “sí” siempre, sino saber cuándo conviene ceder y cuándo conviene negociar.
En resumen, bloquear posiciones en racks no es ni bueno ni malo por sí mismo. Todo depende de cómo se hace, bajo qué condiciones y con qué seguimiento. Lo importante es que esa decisión no se tome por impulso ni por presión, sino con visión operativa, financiera y estratégica.
