En la operación logística diaria, uno de los problemas más comunes es recibir mercancía con códigos de barra que no coinciden con los datos registrados en el sistema. Esto genera retrasos en la recepción, confusión en el inventario y, en el peor de los casos, errores en las órdenes de salida.
El problema puede surgir por múltiples razones: el proveedor cambió el código sin avisar, hubo un error de impresión en las etiquetas o se cargaron mal los datos en el sistema. En cualquier caso, es importante tener un protocolo claro para resolver la situación sin afectar la operación.
Detener la recepción de inmediato
Cuando se detecta un código de barra incorrecto, lo primero es detener el proceso de recepción de esa mercancía en específico. Continuar con el ingreso al sistema puede generar inventario mal registrado y complicar el problema aún más.
El producto debe colocarse en un área de revisión o cuarentena, claramente identificada, para evitar que se mezcle con mercancía ya validada. Esto ayuda a mantener el control mientras se aclara la situación con el cliente o proveedor.
Notificar al cliente de inmediato
Es fundamental comunicar el hallazgo al cliente tan pronto se detecta el error. Lo ideal es enviar fotos de evidencia, mostrando el código de barra impreso y explicando por qué no coincide con el registro del sistema.
Esta acción rápida demuestra proactividad y transparencia. Además, permite al cliente revisar internamente si el problema viene de su área de producción o de un proveedor externo.
Revisar el sistema y la documentación
Antes de asumir que el error está en el código, es necesario verificar que el sistema esté correctamente actualizado. Puede suceder que el cliente haya cambiado el código de barra recientemente y no haya notificado al operador logístico.
Revisar la ficha técnica del producto, el catálogo de SKUs y cualquier documento operativo ayuda a confirmar si el código recibido es efectivamente un error o si falta una actualización en el sistema.
Definir un proceso de corrección
Si se confirma que el código es incorrecto, el siguiente paso es decidir qué hacer con la mercancía. En algunos casos, el cliente puede autorizar el ingreso temporal con un código alterno, mientras se regulariza la información.
Otra opción es solicitar que el proveedor envíe etiquetas corregidas o, en casos más simples, reetiquetar en almacén bajo autorización expresa del cliente. Esto último debe hacerse con extremo cuidado para evitar errores en el surtido o en la trazabilidad.
Impacto en el inventario
Recibir productos con códigos incorrectos puede generar inventario fantasma o diferencias en el conteo. Por eso, es importante no registrar nada en el sistema hasta que el tema esté resuelto y documentado.
Si por alguna razón se decide recibir el producto provisionalmente, se debe crear un SKU temporal claramente identificado. Esto permitirá rastrear los movimientos y evitar confusiones futuras en las salidas o en los inventarios cíclicos.
Capacitación del equipo operativo
El personal de recepción debe estar entrenado para detectar estos errores al momento de escanear la mercancía. Es un error común forzar el ingreso manual sin investigar la causa de la diferencia, lo que genera problemas a largo plazo.
Capacitar al equipo para actuar de inmediato cuando el código no coincide es clave. Además, se debe reforzar la importancia de levantar un reporte al momento, con evidencias claras y comunicación rápida al cliente.
Trazabilidad y control documental
Toda anomalía debe registrarse en un reporte formal. Esto ayuda a llevar un historial de incidencias y a identificar patrones si el mismo proveedor comete errores recurrentes con los códigos.
El control documental también protege al operador logístico en caso de futuras reclamaciones. Contar con evidencia de los códigos recibidos y de las decisiones tomadas es fundamental para mantener relaciones transparentes con el cliente.
Acuerdos operativos claros
Es recomendable incluir en los acuerdos de servicio una cláusula sobre la responsabilidad del cliente en cuanto a los códigos de barra. Esto puede incluir la obligación de notificar cambios o de asumir los costos si se requiere reetiquetado.
Tener estas reglas claras desde el inicio evita conflictos y agiliza la resolución de problemas cuando se presentan.
Conclusión: prevenir y actuar rápido
Los errores en códigos de barra son inevitables, pero manejarlos correctamente marca la diferencia entre una operación ordenada y un caos logístico. La clave está en actuar rápido, documentar todo y mantener una comunicación abierta con el cliente.
Con protocolos claros y un equipo capacitado, se puede resolver este tipo de situaciones sin afectar la continuidad de la operación ni la calidad del servicio.
