La recepción de mercancía es uno de los momentos más críticos en la operación logística. Un error en esta etapa puede generar inconsistencias de inventario, retrasos en el surtido e incluso pérdidas económicas si no se detecta a tiempo. Por eso, reducir los errores en la captura de datos es una tarea clave para cualquier operador logístico que busca eficiencia y control.
Detectar los errores más comunes es el primer paso
Los errores más frecuentes en recepción suelen estar relacionados con la omisión o digitación incorrecta de datos como cantidades, códigos de producto, lotes, fechas de caducidad o ubicación destino. También es común que no se registren incidencias como daño físico o diferencias contra la orden de compra. Detectar estos patrones ayuda a diseñar mejores protocolos para evitarlos.
Contar con un procedimiento operativo claro para el registro de información minimiza las improvisaciones. Desde cómo se validan los documentos de entrada, hasta qué campos son obligatorios en el sistema, todo debe estar detallado y ser replicable. La estandarización permite entrenar a nuevos operativos más fácilmente y asegura consistencia, incluso cuando hay rotación de personal.
El doble chequeo debe volverse parte del proceso
Una práctica efectiva es implementar validaciones cruzadas entre operativos o entre el sistema y la orden original. Si el sistema permite escanear códigos de barras, es ideal que el escaneo sea obligatorio para confirmar la captura. Si no, una revisión manual por un segundo operario puede reducir errores críticos.
La presión por liberar andenes rápidamente puede provocar que los operativos omitan validaciones o capturen datos “por salir del paso”. Establecer tiempos razonables para la recepción y dejar claro que la calidad es prioritaria puede ayudar a que el personal no sacrifique precisión por velocidad.
Capacitación y tecnología al servicio de la precisión
Aunque parezca una tarea sencilla, capturar datos correctamente requiere conocimiento específico del sistema, del layout, de los códigos internos y del tipo de mercancía. Por eso es importante que la capacitación no sea esporádica, sino constante, con refuerzos prácticos y simulaciones.
No es necesario tener sistemas avanzados para mejorar la captura. Muchas veces basta con personalizar pantallas de entrada, ocultar campos innecesarios o utilizar lectores de código de barras para reducir el margen de error humano. Incluso formularios de Google o Excel pueden usarse como capas de verificación previas.
Documentar errores también es parte de mejorar
No todos los errores se pueden evitar, pero sí se pueden detectar y corregir si se documentan correctamente. Las bitácoras de incidencias deben incluir el tipo de error, su causa probable y las acciones tomadas. Esto no solo ayuda a corregir en el momento, sino a prevenir errores similares en el futuro.
Compartir con el equipo los errores detectados y las consecuencias que tuvieron para el cliente o el inventario ayuda a crear conciencia. Hacerlo con respeto, sin señalar culpables, pero con datos concretos, permite mejorar sin generar resistencia.
Una recepción precisa impacta toda la operación
Reducir errores en la recepción tiene un efecto dominó positivo en toda la cadena logística. Desde una mejor visibilidad del inventario, hasta un menor número de devoluciones o reclamos, cada dato bien capturado se traduce en eficiencia y confianza operativa. Invertir tiempo y atención en esta etapa es una de las mejores decisiones que puede tomar cualquier operación logística.
