Recibir mercancía en mal estado es un problema común en almacenes. Ya sea por daños en el transporte, errores del proveedor o condiciones inadecuadas de embalaje, esta situación pone en pausa la operación y obliga a tomar decisiones rápidas. Pero rechazar un producto no es solo decir “no lo recibo”: requiere de un proceso bien definido.
Un rechazo mal manejado puede derivar en conflictos con el proveedor, errores en inventario o incluso pérdidas económicas si no se documenta correctamente. Por eso es tan importante tener un protocolo claro, alineado con lo que se establece en contratos, órdenes de compra y condiciones comerciales.
Cuándo se debe rechazar una mercancía
Hay varios motivos válidos para rechazar mercancía: daños visibles, embalaje comprometido, diferencias en cantidad o especificaciones, caducidad vencida o condiciones de higiene inadecuadas. También se puede rechazar si no coincide con lo solicitado o si llega fuera de los tiempos acordados.
El punto clave es identificar estas fallas en el momento exacto de la recepción. Una vez que se firma de conformidad o se ingresa la mercancía al sistema, el margen para reclamar disminuye. Por eso es tan importante tener un proceso de revisión visual y documental antes de aceptar cualquier entrada.
Cómo comunicar el rechazo al proveedor
El rechazo debe comunicarse de forma clara, inmediata y por escrito. Es recomendable tomar fotografías del producto dañado, anotar los detalles en el documento de recepción y notificar al proveedor con copia a las áreas involucradas (compras, administración, etc.). Todo debe quedar registrado.
Evita caer en reclamos emocionales o juicios subjetivos. Sé objetivo, documenta todo y sustenta la decisión con datos: “Caja rota”, “producto mojado”, “diferente presentación a la solicitada”. Esto evita malos entendidos y fortalece la posición de tu empresa en caso de disputas.
Qué hacer con la mercancía rechazada
Una vez rechazada, la mercancía debe colocarse en una zona específica de retención o cuarentena, claramente señalizada y fuera del flujo operativo. No debe mezclarse con producto aceptado, ni mucho menos almacenarse en posiciones regulares.
El proveedor debe ser notificado para retirar la mercancía o para acordar su disposición. Si el producto se queda por mucho tiempo, se deben establecer tiempos máximos de retención y condiciones claras (por ejemplo, que después de 5 días se considerará abandono).
Cómo registrar el rechazo en el sistema
Todo rechazo debe registrarse en el sistema de gestión (WMS u hoja de control) para mantener la trazabilidad. Esto evita que se contabilice como inventario disponible o que alguien intente procesarlo por error.
También debe generarse una nota de rechazo, incidencia o devolución, que forme parte del historial del proveedor. Esto ayuda a detectar patrones, medir su nivel de cumplimiento y tomar decisiones futuras de compra o relación comercial.
Capacitación y responsabilidad
El equipo de recepción debe estar capacitado para identificar productos defectuosos y saber cómo actuar. No se trata de ser “estrictos”, sino de proteger la calidad del inventario y la reputación de la empresa.
También es importante asignar un responsable de tomar decisiones de rechazo, para evitar confusión entre operadores, supervisores o personal externo. Tener un único punto de validación reduce errores y agiliza el proceso.
Conclusión
Rechazar mercancía en mal estado no debe verse como un conflicto, sino como un mecanismo de control que protege a la empresa. Tener un protocolo claro, documentado y bien ejecutado permite tomar decisiones rápidas, justas y con respaldo. Porque aceptar productos en malas condiciones cuesta mucho más que decir “no” a tiempo.
