Almacenar productos con fecha de caducidad requiere una logística más cuidadosa y estructurada. No basta con tener espacio disponible: se necesita un sistema que asegure la rotación correcta, minimice riesgos de merma y permita reaccionar a tiempo ante cualquier desviación. Un mal manejo de estos productos puede significar pérdidas económicas, sanciones regulatorias o afectaciones a la salud del consumidor final.
Organizar un almacén para este tipo de productos implica combinar procesos claros, control documental y apoyo visual, sin importar si se trata de alimentos, cosméticos, farmacéuticos u otros insumos perecederos.
Define una estrategia de rotación clara: FIFO o FEFO
El primer paso es establecer qué lógica de rotación vas a seguir. Para la mayoría de los productos, FIFO (First In, First Out) es suficiente: lo que entra primero, debe salir primero. Pero en casos más sensibles, como medicamentos o alimentos con vida útil corta, se recomienda FEFO (First Expired, First Out): lo que caduca primero, debe salir primero, independientemente de la fecha de ingreso.
Es importante que esta lógica esté definida desde la recepción y que todo el personal operativo la entienda. Aplicarla desde el primer movimiento reduce riesgos y evita acumulaciones.
Asegura una buena trazabilidad desde el ingreso
Cada producto debe registrarse al momento de la recepción con su lote, fecha de caducidad y ubicación. Esto permite llevar control exacto de qué se recibió, cuándo y en qué condiciones, además de facilitar futuras auditorías o acciones de retiro.
Si se utiliza un sistema WMS, estos datos se pueden digitalizar. Si no, al menos debe llevarse una bitácora manual que permita rastrear fácilmente cualquier lote en caso de anomalía. La trazabilidad no es solo una buena práctica: en muchos sectores, es una obligación.
Separa físicamente los lotes por fecha
Evita mezclar productos con diferentes fechas de caducidad en una misma posición o tarima. Esto complica la operación y aumenta el riesgo de errores. Lo ideal es que cada lote esté claramente separado y etiquetado, y que las posiciones estén organizadas para facilitar el acceso al producto que debe salir primero.
Además, se recomienda mantener una zona específica para productos próximos a vencer. Esto permite darles un seguimiento especial y tomar decisiones comerciales o logísticas antes de que sea demasiado tarde.
Implementa control visual en piso
Más allá del sistema, el equipo operativo necesita señales claras. Etiquetas con fecha de vencimiento visible, colores por rango de caducidad (por ejemplo: verde para +90 días, amarillo para 30-90 días, rojo para menos de 30 días), y letreros de advertencia son herramientas que ayudan a tomar decisiones rápidas sin errores.
El control visual también ayuda a supervisores y visitas externas a identificar posibles riesgos con solo recorrer el almacén.
Haz revisiones periódicas de inventario sensible
No basta con revisar inventario una vez al mes. Si manejas productos perecederos, es importante hacer conteos cíclicos específicos para productos con caducidad cercana, al menos cada semana. Esto ayuda a detectar productos rezagados, errores de registro o lotes mal ubicados.
También permite programar con tiempo acciones como promociones, donaciones o reubicaciones antes de que el producto llegue a su fecha límite.
Establece protocolos para manejo de producto vencido
Finalmente, es clave tener un procedimiento claro para productos que ya caducaron o están por caducar. Esto incluye su identificación, segregación, registro y disposición adecuada, dependiendo del tipo de producto.
Tener este protocolo no solo previene errores (como despachar algo vencido por accidente), sino que también demuestra cumplimiento ante clientes o autoridades regulatorias.
Almacenar productos con fecha de caducidad requiere disciplina operativa, cultura de prevención y procesos claros. Pero cuando se hace bien, permite mantener la calidad del producto, cuidar la salud del consumidor y proteger la reputación de toda la cadena de suministro.
