Mejorar la precisión del inventario no siempre requiere una inversión en tecnología avanzada o costosos sistemas automatizados. Para muchas empresas, el verdadero problema está en la ejecución diaria de procesos básicos que no se siguen con disciplina. Antes de pensar en implementar escáneres, sensores o software sofisticado, conviene revisar cómo se están ejecutando los procedimientos elementales dentro del almacén.
La mayoría de los errores de inventario ocurren por falta de claridad en los procesos, omisiones en los registros o deficiencias en la capacitación del personal. La buena noticia es que todo esto puede corregirse sin necesidad de grandes inversiones. En muchos casos, basta con establecer rutinas, reforzar hábitos y aplicar medidas simples que mejoran notablemente la visibilidad del inventario.
Procesos claros y personal capacitado
Uno de los principales errores que se cometen es depender demasiado del conocimiento empírico de los operadores. Cuando el proceso depende de la experiencia de ciertos colaboradores, cualquier rotación de personal pone en riesgo la estabilidad del inventario. Tener procedimientos claros, escritos y replicables permite que cualquier persona capacitada pueda realizar la operación correctamente sin depender de la intuición o la memoria.
Además de documentar los procesos, es clave capacitar de forma constante. La capacitación no debe ser un evento aislado al inicio del empleo, sino parte de una rutina continua. Refrescar los procedimientos, explicar los errores más comunes y ofrecer sesiones prácticas es mucho más económico que enfrentar pérdidas por errores en conteos, faltantes o sobrantes.
Herramientas simples pero efectivas
Aunque muchas empresas ya utilizan sistemas digitales, otras aún dependen de formatos físicos para registrar movimientos. Y eso no está mal, siempre que dichos formatos estén bien diseñados y realmente se utilicen. Un checklist visible en cada estación de trabajo, por ejemplo, asegura que ningún paso importante sea omitido en tareas repetitivas como el surtido o la recepción.
Otra herramienta de bajo costo que genera alto impacto es la correcta asignación de ubicaciones fijas o bin locations a cada producto. Saber exactamente dónde debe estar cada ítem y verificar su presencia regularmente disminuye significativamente los errores. Las ubicaciones deben ser visibles, claras y mantenerse actualizadas para que todos los operadores trabajen con el mismo orden.
Estándares y auditorías internas
Un error común es dejar que cada producto se empaque o etiquete de forma distinta, especialmente si se maneja producto a granel o sin código de barras. Estandarizar los empaques, tipos de cajas y etiquetas, incluso si son manuales, facilita la identificación del inventario y agiliza cualquier verificación o conteo posterior.
Otra práctica muy útil es la auditoría cruzada. Por ejemplo, si un turno realiza el conteo o el surtido, el siguiente turno puede hacer una revisión aleatoria de ciertas posiciones para confirmar que no hay errores. Esto también puede aplicarse entre áreas: lo que el equipo de recepción registra puede ser revisado por el equipo de inventarios como parte del cierre diario.
Buenas prácticas en conteos físicos
Muchos errores suceden porque se hacen conteos en medio de operaciones diarias o sin preparar adecuadamente el espacio. Antes de cualquier conteo físico, aunque sea parcial, conviene ordenar el área, alinear cajas, retirar sobrantes o producto no identificado y asegurarse de que no haya mercancía mezclada. Estas acciones sencillas facilitan un conteo más rápido y preciso.
Asimismo, es recomendable separar físicamente los momentos de operación de los momentos de conteo. Cuando un operador está recibiendo mercancía y al mismo tiempo se le pide contar inventario, es probable que cometa errores. Asignar bloques de tiempo específicos para cada actividad ayuda a disminuir estos riesgos.
Orden y responsabilidad compartida
Al final de cada turno o jornada, se pueden establecer rutinas de verificación simples pero efectivas. Por ejemplo, validar que las entradas y salidas del día coincidan con lo registrado, revisar que no haya productos fuera de lugar o asegurar que los documentos físicos coincidan con los registros digitales. Este cierre diario es una forma económica de evitar acumulación de errores.
Finalmente, ninguna de estas acciones funciona si no hay una cultura de orden y responsabilidad compartida. El personal debe comprender que cada movimiento cuenta, y que su participación es clave para que el inventario sea confiable. La precisión no es consecuencia de la tecnología, sino del orden. Y el orden, con disciplina, no cuesta nada.
