Tener productos vencidos dentro del almacén es una situación más común de lo que parece, especialmente en operaciones que manejan alimentos, cosméticos, farmacéuticos o cualquier artículo con fecha de caducidad. El verdadero problema no es que exista producto vencido, sino no tener un protocolo para detectarlo, aislarlo y gestionarlo adecuadamente.
No actuar a tiempo puede generar sanciones sanitarias, reclamos de clientes o incluso errores de surtido. La clave está en tener visibilidad del inventario sensible y procesos claros para actuar sin afectar la operación diaria.
Identifica antes de que expire
El primer paso para evitar riesgos es anticiparse. El sistema de inventario debe permitir filtrar por fechas de caducidad y generar alertas automáticas con al menos 30 o 60 días de antelación. Esto brinda tiempo suficiente para priorizar su salida, aplicar promociones o tomar decisiones de remoción ordenada.
Además, los operadores deben estar capacitados para identificar etiquetas con fechas y seguir la política de PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) en todo momento.
Zona exclusiva para producto vencido
Una vez que se detecta producto vencido, este debe retirarse inmediatamente de su ubicación activa y trasladarse a una zona de cuarentena o segregación. Esta área debe estar claramente señalizada y con acceso controlado, para evitar que el producto vuelva por error a surtido o inventario disponible.
El producto vencido debe etiquetarse como “No disponible” o “Para destrucción”, según la política interna y normativa aplicable. Nada debe salir de esa zona sin autorización expresa.
Proceso documentado de destrucción o devolución
Todo producto vencido debe contar con un procedimiento formal para su disposición final. Algunas opciones incluyen:
- Devolución al proveedor (si está pactado contractualmente)
- Donación autorizada (si la ley lo permite)
- Destrucción bajo supervisión (con bitácora y firma de responsable)
Este proceso debe dejar evidencia documental y, preferentemente, fotográfica. Las cantidades, códigos, fechas y motivos deben registrarse en sistema o en un formato físico firmado por el responsable.
Evita mezclas en inventario o picking
Uno de los errores más críticos es tener producto próximo a vencerse mezclado con producto nuevo. Esto ocurre cuando se almacenan en la misma tarima, sin separar lotes, o cuando el layout no considera la rotación adecuada. Para evitarlo, es clave que los lotes estén identificados visualmente y que el WMS indique claramente qué lote debe surtirse.
Además, el layout debe permitir una rotación física natural: entradas por un lado, salidas por otro. Así se evita que el producto antiguo quede al fondo sin moverse.
Capacitar al equipo sobre riesgos y protocolos
Todo el equipo operativo debe conocer el protocolo para manejar producto vencido. No basta con que lo sepa el supervisor. Desde el montacarguista hasta el auxiliar de surtido, todos deben poder identificar una fecha vencida, saber qué hacer y a quién reportarlo.
Una capacitación anual o semestral puede incluir casos reales, revisión de etiquetas, diferencias entre lote y caducidad, y simulacros de destrucción.
Conclusión: vencido no es invisible, es una responsabilidad
El producto vencido no desaparece por estar en el fondo del rack. Si no se detecta y gestiona a tiempo, puede convertirse en una falla grave para la operación. Tener un proceso claro, documentado y constante permite manejarlo con orden, evitar riesgos sanitarios y reforzar la confianza de clientes y autoridades.
