Las temporadas altas —como Buen Fin, Navidad o promociones masivas— suelen poner a prueba la capacidad de respuesta de los almacenes, especialmente en las áreas de recibo. Cuando no hay una planeación adecuada, se generan saturaciones que afectan todo el flujo operativo: atrasos en la descarga, falta de espacio, errores en el registro y hasta riesgos por sobreacumulación.
Evitar estos cuellos de botella requiere una combinación de organización, asignación de recursos, comunicación con proveedores y una estrategia clara para distribuir la carga operativa a lo largo del día.
Anticiparse al volumen con datos históricos
El primer paso para evitar saturación en recibo es anticipar el volumen de entradas esperado. Analizar datos de años anteriores o de campañas similares permite proyectar días y horarios pico con más precisión. Incluso si hay variaciones año con año, tener una base de referencia ayuda a tomar decisiones informadas.
Con esta información, se puede definir si se necesitan horarios extendidos, turnos adicionales o simplemente mayor presencia de personal en días clave.
Agendar las recepciones con anticipación
Una buena práctica es implementar un sistema de citas programadas para proveedores durante temporadas de alta demanda. De este modo, cada proveedor tiene una ventana específica para entregar, evitando que lleguen varias unidades al mismo tiempo y colapsen la zona de recibo.
Este sistema también permite que el personal operativo se prepare con anticipación, se optimice el uso del andén y se reduzcan los tiempos muertos por espera o saturación.
Organizar el piso con zonas de staging claras
En temporadas altas, el espacio se vuelve más valioso que nunca. Por eso, es fundamental delimitar claramente las zonas de staging en el área de recibo para evitar acumulaciones desordenadas. Cada recepción debe tener un espacio asignado para su validación, conteo y posterior acomodo.
Además, es recomendable habilitar zonas temporales de soporte si se prevé un aumento considerable en el volumen. Esto evita que la mercancía se apile de forma improvisada o que se bloquee el paso a otras áreas.
Asignar personal específico para recibo
Cuando el volumen aumenta, es común que el mismo personal de piso quiera apoyar en todas las áreas. Sin embargo, para evitar errores y retrasos, es mejor tener personal asignado exclusivamente a recibo, con funciones claras: descarga, revisión de documentos, conteo físico, ingreso a sistema y liberación.
Esto asegura continuidad en el flujo, mejora la precisión de los registros y evita que tareas críticas como la validación de cantidades o condiciones queden a medias por falta de atención.
Establecer flujos ágiles y evitar acumulación innecesaria
Un error común es dejar la mercancía descargada en el área de recibo durante horas o incluso días, esperando acomodo. Esto colapsa el espacio y entorpece las siguientes entradas. Para evitarlo, es importante definir un tiempo máximo de permanencia en área de recibo (por ejemplo, 2 horas) y mover la mercancía al área de almacenaje en cuanto sea validada.
Tener personal auxiliar que apoye con el traslado, contar con equipo disponible (como patines o montacargas), y tener ubicaciones listas también ayuda a acelerar el flujo.
Mantener una comunicación activa con proveedores y transporte
Durante las temporadas altas, la coordinación con proveedores es fundamental. Avisar con anticipación si habrá restricciones, cortes por inventario o espacios limitados permite que también ellos se organicen y eviten entregas fuera de control.
Asimismo, contar con líneas de comunicación directas con las empresas de transporte permite hacer ajustes en tiempo real ante cualquier imprevisto y reducir la congestión en los andenes.
Una zona de recibo ágil durante temporadas altas no depende solo de espacio físico, sino de una operación ordenada, previsible y bien coordinada. Con acciones simples pero estratégicas, es posible mantener el flujo continuo sin comprometer la seguridad, la precisión ni el cumplimiento hacia el cliente final.
