Al considerar un proveedor logístico externo para almacenar mercancía, muchas empresas se enfocan únicamente en la tarifa mensual por pallet o posición. Sin embargo, ese monto visible es solo una parte del costo real. Para tomar una decisión informada, es fundamental analizar todos los elementos que impactan directa o indirectamente en el gasto mensual total.
No entender la estructura completa de costos puede llevar a una comparación injusta entre proveedores o, peor aún, a asumir un servicio sin considerar sus implicaciones reales en la rentabilidad. Las empresas que calculan con precisión el costo total del almacenaje toman mejores decisiones, alineadas con su flujo operativo y financiero.
Costos fijos vs costos variables
El primer paso es distinguir entre costos fijos y variables. El alquiler mensual por espacio es un costo fijo previsible. Sin embargo, hay costos variables que dependen del movimiento real de la mercancía: recepciones, salidas, picking, empaques, etiquetados, uso de insumos, y hasta tiempos de carga o descarga.
Una operación con poca rotación pero mucho volumen necesitará más espacio, mientras que otra con alta rotación generará más servicios variables. El costo real depende de este balance operativo, y no sólo del precio por pallet almacenado.
Tarifas ocultas que alteran la cuenta
Muchos operadores logísticos aplican cargos adicionales por condiciones especiales: pallets sobredimensionados, uso de tarimas no estándar, almacenaje en altura, inspecciones aduanales, servicios urgentes, tiempos extra de andén, o traspasos internos. Si no se consideran desde el inicio, pueden alterar significativamente el monto total mensual.
También es importante revisar si hay mínimos de facturación, penalizaciones por baja rotación o costos por reportes especiales. Todos estos factores deben estar en el radar al hacer el cálculo.
Costos de oportunidad y eficiencia
Además del dinero pagado al proveedor, también hay un costo de oportunidad si el almacén no opera eficientemente. Por ejemplo, errores de inventario, demoras en surtido o pérdidas de producto generan costos indirectos que afectan la operación comercial. Elegir un operador más barato pero con bajo nivel de servicio puede terminar costando más en el mediano plazo.
Un almacén externo bien gestionado también puede representar un ahorro significativo en otros rubros: evita la inversión en infraestructura propia, reduce la nómina interna y permite dedicar recursos a actividades comerciales o productivas en lugar de operaciones logísticas.
Tecnología incluida (o no)
Otro elemento que muchas veces se pasa por alto es el uso del sistema de gestión (WMS). Algunos operadores lo incluyen en su tarifa, mientras que otros cobran un extra por acceso al sistema, reportes, integración con ERPs o desarrollo de APIs. La visibilidad en tiempo real, el acceso a métricas clave y la automatización de procesos tienen un valor importante que debe incluirse en el análisis del costo real.
Además, una buena tecnología mejora la toma de decisiones, agiliza el flujo de información y reduce el margen de error, lo que también repercute en los costos totales.
Tiempo: el otro gran componente
El tiempo es un recurso valioso que pocas veces se incluye en estos cálculos. Si el operador logístico responde lento, entrega con retrasos o no tiene procesos definidos, se pierde tiempo valioso en resolver errores, dar seguimiento o incluso reemplazar al proveedor.
Por el contrario, un operador con procesos claros, atención ágil y enfoque preventivo permite al cliente ahorrar tiempo y operar con mayor fluidez.
Comparar con lógica, no solo con números
Cuando una empresa cotiza con varios operadores logísticos, debe hacer un análisis más allá del “costo por pallet”. Lo recomendable es simular un escenario real de operación: cuántos pallets tendrá, cuántas entradas y salidas espera, qué servicios adicionales podría necesitar y cuántas ubicaciones diferentes usará.
Con esta simulación, se puede estimar el gasto mensual total con cada proveedor y así comparar con base en escenarios realistas, no solo en tarifas base.
El valor de la transparencia
Un proveedor confiable presentará su estructura de costos de forma clara, detallando qué está incluido y qué se cobra por separado. Esto permite al cliente proyectar gastos con mayor certeza y evitar sorpresas desagradables al recibir la factura.
La transparencia es también una señal de profesionalismo. Cuando el proveedor oculta tarifas, no especifica condiciones o evita comprometerse con precios claros, probablemente haya costos ocultos por descubrir.
Costo no es lo mismo que valor
Por último, es importante recordar que el costo debe ir de la mano con el valor entregado. Un operador que brinda seguridad, tecnología, atención y eficiencia puede costar más, pero también evita problemas, acelera la operación y mejora la experiencia del cliente final.
En la logística, como en muchos otros sectores, lo barato puede salir caro. Por eso, conocer el costo real del almacenaje externo es clave para crecer sin contratiempos.
