Un código de barras es una representación sencilla de datos en un formato legible por máquina que consta de patrones visuales y, a veces, también de números. Cuando se escanean los códigos de barras, el código que representan se introduce en un sistema informático que lo asocia a un producto específico. Útiles tanto para los puntos de venta como para las materias primas, el trabajo en curso o los inventarios de productos terminados, los códigos de barras se han convertido en una herramienta esencial en el comercio. Los códigos de barras lineales o códigos de barras 1D son la variante tradicional. Consisten en líneas paralelas en blanco y negro y se utilizan para transmitir una pequeña cantidad de información que se utiliza para la gestión de inventarios, envíos, seguimientos y pagos. Los códigos de barras lineales suelen incluir también números o letras.
Beneficios de Implementar un Sistema de Código de Barras
Un sistema de inventario de código de barras es un software dedicado o integrado que asigna códigos de barras a algunas o todas las partes del inventario de una empresa y las sincroniza automáticamente con un sistema de gestión de inventario más amplio o MRP. Veamos algunas de las principales razones para implementar un sistema de código de barras en inventarios grandes y pequeños. Introducir datos manualmente puede llevar una eternidad. Con un escaneado rápido del código de barras sólo se tarda un segundo. Eso significa que la recepción, la preparación de pedidos y la distribución llevarán mucho menos tiempo. Los códigos de barras también facilitan el seguimiento de su inventario, así como de sus equipos, reduciendo en consecuencia el tiempo de búsqueda.
Eliminación de Errores y Definición de SKUs
La introducción manual de datos conlleva un mayor riesgo de cometer errores. El uso de un escáner de códigos de barras es muy fácil de dominar y elimina en gran medida el riesgo de errores en la introducción de datos. No hay forma de que un escáner de códigos de barras lea erróneamente los datos proporcionados en la etiqueta. La información introducida en su sistema de gestión de datos le permite analizar los datos en cuestión de segundos, proporcionándole una visión general coherente de los movimientos y estadísticas de su inventario, así como previsiones de ventas precisas. Esto garantiza que siempre dispondrá de información actualizada cuando llegue el momento de tomar decisiones importantes.
Llevar un registro meticuloso de sus movimientos de inventario, tanto de entrada como de salida, es una gran ayuda para su contabilidad. El código de barras y el escaneado de cada artículo cuando llega al inventario y cuando se consume o despacha le permiten tener una visión general en tiempo real de su flujo de caja y de la salud financiera de su empresa. Utilizar un sistema de inventario por código de barras parece una forma infalible para mejorar la organización de su almacén. Pero ponerlo en práctica requiere de esfuerzo concentrado. He aquí los pasos básicos para hacerlo: una de las primeras cosas que debe hacer cuando empiece a ocuparse del inventario es crear códigos distintos para cada uno de sus artículos. Se denominan códigos SKU (Stock Keeping Unit) y le permiten organizar, seguir y analizar mejor sus existencias. Por ejemplo, si tiene materiales idénticos procedentes de distintos proveedores, un sistema de SKU garantiza que todos los materiales se contabilicen como uno solo.
Elección de Software Adecuado y Funcionamiento del Lector
Lo ideal es que un código SKU no sea una cadena aleatoria de letras y números, sino que transmita información sobre los artículos, es decir, color, tamaño, peso, material, etc. A la hora de elegir un software de sistema de inventario con código de barras, es recomendable implementar uno que tenga ventajas adicionales al código de barras. Hay muchas soluciones diferentes que le ayudan a crear códigos de barras y etiquetas, y a leerlos, pero tarde o temprano va a necesitar un software de gestión de inventarios o software de fabricación de recursos de planificación. En estos sistemas de inventario perpetuo, el código de barras es sólo una pequeña parte de sus funcionalidades generales, que se extienden a la planificación de la producción, la gestión de inventarios, las adquisiciones, etc.
El código de barras consiste en la impresión de un conjunto de líneas, blancas y negras generalmente sobre etiquetas. La generación de estas líneas no es aleatoria, sino que responde a un sistema de codificación sujeto a normas. Las etiquetas impresas con los códigos se pegan en productos, estanterías, pallets, contenedores o cualquier otro objeto que quiera ser identificado. La disposición de las barras suele ser omnidireccional para que la etiqueta pueda leerse en cualquier posición u orientación. Implementar este sistema de identificación en almacén es sencillo. Se necesitan una impresora de etiquetas, lectores de código de barras y un software de gestión, que permita la actualización constante de los datos.
Consideraciones para el Lector
El funcionamiento del lector de código de barras parece sencillo, pero en realidad es fruto de una tecnología bastante avanzada. Cuando ubicamos el lector sobre la etiqueta del producto se ve una línea roja cuya luz la absorben las barras oscuras y la reflejan las blancas. El lector convierte este reflejo lumínico en una señal eléctrica. Al instante, un espejo incorporado en el dispositivo la redirige a un sensor de luz. El sensor de luz interpreta la lectura de cada barra y las transforma en unos o ceros. El ordenador central recibe esta serie de números, la decodifica y entrega la información en el formato definitivo. Para aprovechar las muchas ventajas de los códigos de barras en almacén, es necesario elegir el modelo adecuado.
Ppara naves de gran tamaño, como puede ser el centro de distribución de una cadena de supermercados, se recomiendan dispositivos wireless que permitan moverse a los operarios. En espacios más pequeños, como en retail, puede ser suficiente con un lector por cable, que además es más económico. La legibilidad del código: en empresas de logística con una rotación alta de mercancías, se necesitan lectores y códigos omnidireccionales. El operario no pierde así tiempo buscando la orientación adecuada para la lectura. Los datos más complejos que incluyan archivos audiovisuales deben encriptarse en códigos QR, por lo que el lector utilizado en almacén debe poder leerlos. Si solo se codifican datos numéricos del tipo fecha de caducidad o número de lote (en empresas alimenticias, por ejemplo), es suficiente con códigos de barras lineales.
Conexión y Selección de Símbolos
La calidad de la conexión: una gran ventaja de la lectura de códigos de barras es que la información siempre está actualizada gracias a su integración en el software central. Si se cuenta con dispositivos cableados, hay que realizar un mantenimiento de los cables y asegurar su viabilidad. Si los terminales por el contrario son wireless, la conexión por red debe permanecer constante. Implementar códigos de barras en un almacén mejora el tiempo y la velocidad de los procesos logísticos, especialmente en los tiempos y costes de la realización de inventarios. Su instalación supone también dejar atrás métodos más rudimentarios y sujetos a errores, como el papel y el lápiz para que el operario registre datos.
