En un almacén logístico es común recibir productos que necesitan condiciones específicas de almacenamiento. Puede tratarse de mercancía sensible a la temperatura, artículos que no deben apilarse o productos que requieren manejo especial por normativas de seguridad o higiene.
Manejar este tipo de mercancía requiere disciplina operativa. No basta con recibirla y ubicarla en cualquier espacio disponible. Es necesario conocer las instrucciones del cliente, documentarlas correctamente y asegurar que todo el equipo operativo las cumpla al pie de la letra.
Conocer las instrucciones a detalle
El primer paso es tener claridad absoluta sobre los requerimientos del producto. Esto incluye saber si necesita temperatura controlada, si debe almacenarse lejos de ciertos productos o si requiere etiquetas especiales.
Lo ideal es solicitar al cliente una ficha técnica o manual operativo donde se detalle cómo debe manejarse el producto. Si no existe, se recomienda formalizar por escrito las instrucciones específicas para evitar malentendidos o confusiones posteriores.
Capacitación específica al equipo
El personal debe recibir capacitación especial cuando se trata de productos con manejo distinto al habitual. No basta con decirle al operador “ten cuidado”, se debe explicar el porqué de las instrucciones y qué consecuencias puede tener no cumplirlas.
Por ejemplo, si un producto no debe apilarse porque se daña, el equipo debe entender el riesgo y conocer el proceso correcto de acomodo. Esto reduce errores y genera un mayor compromiso por parte del personal.
Señalización y control visual
La señalización es clave en estos casos. Se deben usar etiquetas visibles, cintas de color o carteles que indiquen las instrucciones especiales. Esto evita que un operador nuevo o distraído manipule mal el producto por desconocimiento.
También es recomendable delimitar zonas específicas dentro del almacén para este tipo de mercancía. Tener un espacio identificado visualmente facilita el control y reduce el riesgo de errores en la operación diaria.
Uso correcto del sistema WMS
El sistema de gestión de almacén debe reflejar claramente las instrucciones especiales. Esto incluye notas en los registros de SKU, alertas al momento de asignar ubicaciones o instrucciones al generar las órdenes de picking.
Si el sistema no permite registrar esta información, es importante buscar formas alternas de comunicarlo al equipo, como manuales físicos, checklists operativos o carteles visibles en las estaciones de trabajo.
Auditorías periódicas
Realizar auditorías internas es una buena práctica para verificar que se están cumpliendo las instrucciones especiales de almacenamiento. Esto puede ser tan sencillo como revisar semanalmente las ubicaciones y validar que los productos sensibles estén en las condiciones correctas.
Las auditorías también ayudan a detectar fallas en los procesos y a corregir desviaciones antes de que se conviertan en un problema mayor o en una reclamación del cliente.
Protocolos de recepción y embarque
El manejo especial no se limita al almacenamiento. Desde la recepción hasta el embarque, todo el flujo operativo debe contemplar las instrucciones específicas. Esto incluye revisar que el producto llegue en condiciones adecuadas y que se despache conforme a los requerimientos.
Si un producto necesita temperatura controlada, por ejemplo, se debe verificar que las unidades de transporte cumplan con esta condición, tanto al recibir como al embarcar.
Comunicación constante con el cliente
Es importante tener un canal abierto con el cliente para aclarar dudas o reportar cualquier situación relacionada con los productos de manejo especial. Si hay cambios en las especificaciones, se deben comunicar de inmediato y documentar las actualizaciones.
Esto también incluye reportar cualquier anomalía detectada en el producto, como empaques dañados o cambios en las condiciones físicas que puedan afectar su almacenamiento correcto.
Manejo de responsabilidades
Es recomendable establecer claramente en el contrato o acuerdo operativo cuáles son las responsabilidades del operador logístico y cuáles son del cliente en estos casos. Esto evita conflictos si surge algún incidente relacionado con el manejo especial de la mercancía.
Por ejemplo, si el producto llega mal empacado o sin etiquetas especiales, debe quedar documentado que esa responsabilidad corresponde al cliente.
Conclusión: disciplina y seguimiento
Manejar productos con instrucciones especiales no es opcional. Es una parte fundamental del servicio logístico que requiere disciplina, capacitación y protocolos claros.
Con un buen sistema de comunicación interna, señalización adecuada y procesos bien definidos, es posible cumplir con estas instrucciones sin afectar la operación general del almacén.
