Tomar fotos como evidencia en un almacén se ha vuelto una práctica cotidiana. Se fotografían tarimas, sellos, bultos, unidades de carga, y hasta hojas de ruta. Pero pocas veces se analiza si esas imágenes realmente aportan valor o si solo se están acumulando miles de archivos que nadie revisa. La evidencia sirve solo si se usa bien.
¿Por qué tomamos tantas fotos?
La mayoría de los equipos operativos lo hacen por costumbre. Se les dijo que tomaran foto “por si acaso” y así se ha hecho durante años. Pero en muchos casos, las fotos no están organizadas, no tienen contexto, ni están ligadas a un evento específico. Así, cuando se necesita encontrar algo, es como buscar una aguja en un pajar digital.
Esto no significa que la práctica sea inútil. Al contrario, las fotos pueden ser una herramienta poderosa para comprobar entregas, registrar condiciones de la mercancía o respaldar decisiones. Pero para que tengan ese valor, hay que usarlas con criterio.
Cuándo una foto es útil (y cuándo no)
Una foto bien tomada, con buena luz, enfoque claro, ubicación conocida y contexto (por ejemplo, con un número de orden visible), puede resolver un reclamo en segundos. En cambio, una imagen borrosa, sin marco de referencia o que no se sabe a qué corresponde, no aporta nada y solo ocupa espacio.
También es importante evitar el exceso. Tomar cinco fotos iguales desde ángulos distintos no aumenta la validez, solo la carga. Lo ideal es establecer qué se debe fotografiar, cuándo y cómo, y documentarlo como parte del procedimiento operativo estándar.
Organización y acceso: claves para su valor real
De nada sirve tomar cientos de fotos si no se pueden recuperar fácilmente. Usar carpetas por cliente, fecha, tipo de evidencia o número de orden puede hacer la diferencia entre resolver un reclamo en un minuto o perder horas buscando entre capturas sin orden.
Algunas empresas integran estas imágenes a su sistema WMS o ERP. Eso permite que cada foto esté vinculada automáticamente a una orden de salida, una guía de embarque o una incidencia. Si no se cuenta con esa tecnología, al menos debe haber un responsable de organizar y depurar las imágenes semanalmente.
Evita tomar fotos “por si acaso”
Este hábito genera miles de archivos que, en realidad, nunca se consultan. Lo mejor es definir qué sí se debe capturar: productos dañados, tarimas mal acomodadas, sellos puestos, etiquetas visibles, unidades cerradas, etc. La regla debe ser “foto con propósito”, no “foto por costumbre”.
Además, si todos en el equipo toman fotos con su celular personal, se pierde el control del archivo, y se arriesga información del cliente. Lo ideal es usar dispositivos corporativos, apps internas o una plataforma centralizada que proteja los datos y garantice trazabilidad.
Incluye fotos en tus procedimientos, no solo como respaldo
Si ya estás tomando fotos, intégralas a tu documentación oficial. Por ejemplo, en el formato de salida, agrega un campo donde diga: “Foto del sello puesta en unidad: archivo XYZ.jpg”. Así no es una acción suelta, sino parte del flujo de evidencia operativa.
También puedes usar las imágenes para capacitar a nuevos ingresos, mostrando ejemplos reales de cómo se ve un producto mal emplayado, un sello bien colocado o una unidad sucia. El valor de esas fotos va más allá de la contingencia.
Define caducidad y limpieza digital
No todo debe guardarse para siempre. Una política común es conservar evidencias por 30, 60 o 90 días, dependiendo del tipo de operación y de los acuerdos con el cliente. Pasado ese tiempo, se deben depurar o archivar fuera del entorno operativo para liberar espacio.
Tener miles de fotos sin limpiar no solo ocupa almacenamiento, también hace que el sistema sea más lento y menos funcional. Así como se limpia el almacén físico, hay que mantener limpio el almacén digital.
Entrena a tu equipo en cómo tomar una buena foto
No basta con decirles “toma la foto”. Hay que enseñar qué ángulo usar, qué parte debe verse, qué errores evitar. Una foto mal tomada es casi tan inútil como no tenerla. Invertir 10 minutos en una capacitación bien explicada puede evitar muchos dolores de cabeza después.
Incluso se pueden generar guías visuales con ejemplos buenos y malos. Esto ayuda a estandarizar la calidad de las fotos y mejora la consistencia del registro visual.
Una buena foto puede ser tu mejor defensa
Cuando un cliente reclama algo y tú puedes mostrarle, de inmediato, una imagen nítida con su producto completo, bien acomodado, etiquetado y con sello, se acaba la discusión. Pero si no tienes esa evidencia —o está mal tomada—, lo único que queda es asumir el error, aunque no haya sido tuyo.
La diferencia está en los detalles. Una foto a tiempo, bien hecha y bien organizada, puede representar ahorro, confianza y protección para tu operación.
