La logística en WeWork, una de las empresas más destacadas en el sector de espacios de trabajo compartidos (coworking), juega un papel esencial para asegurar que sus operaciones funcionen sin problemas y para ofrecer una experiencia óptima a sus clientes. Aunque WeWork no se dedica al transporte o almacenamiento de bienes, como las empresas logísticas tradicionales, su modelo de negocio requiere una logística efectiva para coordinar la creación, gestión y operación de sus espacios de trabajo. Aquí te explico cómo aplica la logística en la empresa WeWork:
1. Diseño y equipamiento de los espacios de trabajo
Una parte clave de la logística en WeWork es la planificación y ejecución del diseño de sus oficinas. Esto implica no solo la disposición del mobiliario y equipos, sino también la adecuación de la infraestructura tecnológica, como redes de alta velocidad y sistemas de control de acceso. WeWork tiene que coordinar la instalación de estos elementos en cada nueva ubicación, asegurando que todo esté listo para los usuarios.
Logística interna:
- Coordinar la compra, almacenamiento y transporte de muebles, equipos de oficina y materiales de construcción.
- Gestionar proveedores para asegurar la entrega a tiempo de todo lo necesario.
- Asegurar que el espacio esté optimizado y listo en el momento adecuado, lo cual incluye aspectos como la instalación de iluminación, enchufes eléctricos y mobiliario.
2. Expansión y aperturas de nuevas ubicaciones
WeWork ha tenido una expansión global acelerada. Para abrir nuevas sedes en diferentes ciudades del mundo, la logística juega un papel crítico en la gestión de proyectos. La empresa debe coordinar el envío de suministros y equipos a cada ubicación, lo que implica un reto logístico internacional: cumplir con normativas locales, gestionar tiempos de entrega, y garantizar que todos los materiales lleguen de forma coordinada.
Logística aplicada en la expansión:
- Importación y exportación de muebles y materiales entre países.
- Colaboración con proveedores locales e internacionales para construir o acondicionar las oficinas según los estándares de WeWork.
- Gestión del tiempo y sincronización de múltiples contratistas y proveedores para cumplir con los plazos de apertura de nuevas locaciones.
3. Operación diaria de las oficinas
El mantenimiento y operación continua de los espacios también requiere de una logística constante. Cada espacio de trabajo debe contar con servicios básicos, desde suministros de limpieza hasta gestión de residuos. La logística asegura que estas operaciones se realicen de manera fluida para que los usuarios del coworking tengan un entorno de trabajo cómodo y eficiente.
Logística de operaciones diarias:
- Gestión de inventarios para reponer insumos como papelería, productos de limpieza y suministros de cocina.
- Mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones (aire acondicionado, redes eléctricas, acceso a Internet, etc.).
- Gestión de residuos y servicios de limpieza regulares para mantener el espacio en óptimas condiciones.
4. Experiencia del cliente
Parte fundamental del valor que WeWork ofrece a sus clientes es una experiencia de trabajo de calidad. La logística juega un rol clave en asegurar que todos los aspectos operativos se alineen para ofrecer un entorno cómodo y funcional para quienes usan los espacios. Esto incluye la gestión de eventos, el suministro continuo de recursos compartidos como impresoras, y la atención a las necesidades de los miembros.
Logística orientada al cliente:
- Organización de eventos y coordinación con proveedores de catering, equipos audiovisuales, y otros servicios logísticos que garanticen que todo esté disponible para los eventos internos y externos que WeWork organiza.
- Coordinación para que las reservas de salas de reunión se gestionen de manera eficiente, evitando conflictos de programación.
- Atención a las necesidades inmediatas de los usuarios en cuanto a comodidad, servicios y acceso a los recursos compartidos.
5. Sostenibilidad y gestión de recursos
WeWork también ha comenzado a implementar iniciativas de sostenibilidad, lo que implica tener un enfoque logístico en la gestión de recursos para minimizar su impacto ambiental. Esto incluye desde la optimización de energía hasta la adopción de prácticas de reciclaje.
Logística sostenible:
- Reducción de residuos mediante la implementación de políticas de reciclaje.
- Optimización de la gestión energética y control de emisiones en los edificios.
- Uso eficiente de los recursos en la construcción y mantenimiento de las oficinas, como la elección de materiales ecológicos y sistemas de energía más eficientes.
6. Tecnología y datos
WeWork utiliza tecnología avanzada para gestionar sus operaciones logísticas, desde la asignación de espacios hasta la optimización del flujo de personas dentro de sus oficinas. La recolección de datos en tiempo real sobre el uso de las oficinas y el comportamiento de los usuarios permite ajustar y optimizar la ocupación de los espacios.
Logística basada en datos:
- Monitorización de la ocupación para ajustar la disponibilidad de espacios según la demanda.
- Uso de sensores inteligentes para detectar cuándo se requiere mantenimiento o reposición de suministros.
- Gestión del flujo de trabajo mediante plataformas digitales para mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas.
7. Adaptabilidad post-pandemia
La pandemia de COVID-19 obligó a WeWork a replantear su logística y adaptarse rápidamente a nuevos desafíos. Implementaron protocolos de seguridad sanitaria, ajustaron sus espacios para cumplir con las normativas de distanciamiento social y desarrollaron nuevas estrategias para gestionar la capacidad de las oficinas.
Logística sanitaria y de seguridad:
- Implementación de medidas sanitarias como estaciones de desinfección y sistemas de limpieza más frecuentes.
- Reorganización de los espacios para cumplir con los requerimientos de distanciamiento social.
- Gestión de reservas para controlar la capacidad de las oficinas y asegurar que no se excedan los límites de ocupación.
Conclusión
En resumen, la logística en WeWork es fundamental para asegurar que sus oficinas estén diseñadas y operen de manera eficiente, satisfaciendo las necesidades de sus clientes mientras gestionan una operación a gran escala. Desde la expansión global y la gestión de proveedores hasta la operación diaria y el uso de tecnología, la logística es un pilar esencial para su éxito en el mercado de coworking.
