La revisión de pedidos antes de su despacho es una parte crítica del proceso logístico en cualquier empresa que maneje inventarios y envíos. Un solo error en un pedido puede traducirse en costos adicionales, pérdida de confianza por parte del cliente y una afectación en la reputación de la empresa. Por lo tanto, asegurar que los pedidos sean correctos antes de que salgan del almacén es esencial para mantener una operación eficiente y una relación sólida con los clientes. Existen varias metodologías que se pueden aplicar para minimizar errores y mejorar la precisión en el proceso de despacho. En este artículo, exploraremos tres de las más efectivas: la verificación por doble control, el uso de sistemas de picking por radiofrecuencia (RF) y la implementación de revisiones aleatorias.
Verificación por doble control: Dos pares de ojos para más seguridad
Una de las metodologías más simples pero efectivas es la verificación por doble control, también conocida como el principio de los «cuatro ojos». Este método implica que dos personas revisen cada pedido antes de ser despachado. La primera persona, que es el responsable de preparar el pedido, realiza la primera verificación para asegurarse de que todos los productos solicitados estén incluidos en las cantidades correctas y en buen estado. Posteriormente, una segunda persona verifica nuevamente el pedido, confirmando que la primera revisión fue precisa y que no se ha cometido ningún error.
El valor de esta metodología radica en su simplicidad y efectividad. Según un estudio realizado por la firma de consultoría McKinsey, la implementación del doble control en procesos logísticos puede reducir los errores de preparación de pedidos en un 30%. Este sistema de revisión es particularmente útil en empresas que manejan productos de alto valor o que trabajan con clientes que exigen una alta precisión en sus entregas, como el sector farmacéutico o de electrónica.
Además, la verificación por doble control también genera un ambiente de responsabilidad compartida en el equipo, lo que fomenta la atención al detalle. Las empresas pueden designar equipos rotativos para realizar estas verificaciones, evitando así la fatiga y el descuido que puede surgir cuando una sola persona es responsable de revisar grandes volúmenes de pedidos a lo largo de todo un turno. Aunque puede parecer que esta metodología aumenta el tiempo de revisión, el costo y el tiempo adicionales que se invierten se compensan con la reducción de errores y las devoluciones de productos.
Sistemas de picking por radiofrecuencia: Tecnología para mayor precisión
Otra metodología altamente eficaz para revisar pedidos antes de despacharlos es el uso de sistemas de picking por radiofrecuencia (RF). Estos sistemas integran tecnología de identificación por radiofrecuencia con el software de gestión de inventario para asegurar que los empleados recojan los productos correctos. Cada artículo tiene una etiqueta RFID o un código de barras, y los trabajadores usan dispositivos portátiles o escáneres de RF que les indican qué producto seleccionar y desde qué ubicación del almacén. Una vez que el artículo es escaneado, el sistema verifica automáticamente si corresponde al pedido en cuestión.
Esta metodología no solo mejora la precisión, sino que también optimiza la velocidad en el proceso de preparación de pedidos. Empresas que manejan grandes volúmenes de pedidos, como Amazon o Alibaba, han implementado ampliamente sistemas de picking por RF, ya que permiten a los empleados moverse de manera eficiente por los almacenes y reducir significativamente el tiempo de búsqueda. Según un informe de Zebra Technologies, la implementación de tecnología de picking por RF puede mejorar la precisión en la preparación de pedidos en un 99.9%, lo que casi elimina los errores humanos.
Además, estos sistemas pueden integrarse fácilmente con los sistemas de gestión de inventarios (WMS, por sus siglas en inglés), lo que permite un control en tiempo real de las existencias, evitando la falta de stock o el picking erróneo de productos. Si un empleado intenta seleccionar un artículo incorrecto, el sistema de RF emitirá una alerta, asegurando que solo los productos correctos sean incluidos en el pedido. Aunque la inversión inicial en estos sistemas puede ser significativa, los beneficios a largo plazo en cuanto a precisión y eficiencia los convierten en una opción atractiva para empresas de mediana y gran escala.
Revisiones aleatorias: Un enfoque basado en control de calidad
La revisión aleatoria es una metodología que combina el control de calidad tradicional con la inspección de pedidos antes del despacho. Este sistema consiste en seleccionar pedidos al azar para ser revisados por un supervisor o un equipo especializado antes de que abandonen el almacén. Las revisiones aleatorias no solo detectan errores en pedidos específicos, sino que también funcionan como una herramienta de control de calidad para evaluar el rendimiento general del equipo de preparación de pedidos.
Este enfoque es particularmente útil en empresas con grandes volúmenes de pedidos, donde revisar cada pedido puede ser poco práctico o costoso. Las revisiones aleatorias permiten identificar patrones de errores recurrentes y ofrecer retroalimentación al personal sobre las áreas que necesitan mejorar. Un estudio de la Universidad de Carolina del Norte reveló que las revisiones aleatorias, implementadas junto con capacitación continua, pueden reducir los errores en los pedidos en un 25% a lo largo de un período de seis meses.
Otra ventaja de las revisiones aleatorias es que envían un mensaje claro a los empleados sobre la importancia de la precisión en su trabajo. Cuando los empleados saben que sus pedidos pueden ser revisados en cualquier momento, es más probable que presten más atención durante el proceso de preparación. Además, las revisiones aleatorias pueden enfocarse en pedidos que involucren productos de alto valor o que se envíen a clientes clave, donde un error podría tener mayores repercusiones para la empresa.
Reflexión final
Garantizar que los pedidos sean revisados antes de despacharse es fundamental para cualquier operación logística eficiente. Las tres metodologías exploradas en este artículo —la verificación por doble control, el uso de sistemas de picking por radiofrecuencia y las revisiones aleatorias— ofrecen soluciones efectivas para reducir errores y asegurar la satisfacción del cliente. Mientras que el doble control es una solución simple y eficaz, la tecnología de picking por RF proporciona precisión y velocidad en procesos de gran escala, y las revisiones aleatorias permiten mantener altos estándares de calidad sin la necesidad de revisar cada pedido. Implementar una o varias de estas metodologías puede marcar la diferencia entre una operación logística eficiente y una con altos costos debido a errores y devoluciones.
