Uno de los momentos clave para cualquier empresa en crecimiento es el paso hacia un almacén propio o un centro de distribución subcontratado. Esta transición puede representar eficiencia, mayor control y mejores tiempos de respuesta. Sin embargo, también implica decisiones que afectan directamente los costos operativos. Entre ellas, el tamaño del almacén es una de las más críticas.
Calcular mal el espacio puede traer consecuencias en ambos sentidos. Un almacén demasiado grande implica costos fijos innecesarios, mientras que uno demasiado pequeño genera saturación, errores y cuellos de botella. Por eso, dimensionar correctamente el almacén desde el principio es un paso estratégico que requiere análisis, no solo intuición.
El error de sobredimensionar por miedo al futuro
Muchas marcas, al anticipar crecimiento, cometen el error de rentar o contratar un almacén mucho más grande de lo que necesitan. La idea suena lógica: mejor que sobre a que falte. Pero en logística, el espacio vacío también cuesta. Se paga renta, mantenimiento, servicios y personal, incluso si ese espacio no se está utilizando al máximo.
Además, los espacios sobredimensionados suelen generar desorden operativo. Al haber más metros, se pierde control sobre la ubicación de los productos, se incrementan los tiempos de recorrido interno y se dificulta el seguimiento de inventario. Más espacio no significa mejor operación si no está correctamente aprovechado.
Mide en base al SKU, no al número de pedidos
Para dimensionar correctamente un almacén, lo primero es entender cuántos productos diferentes se manejarán (SKUs), su volumen, su rotación y cómo se almacenan. No es lo mismo almacenar 500 unidades de un solo producto que 100 unidades de cinco productos distintos. El número de ubicaciones necesarias, pasillos, racks o estanterías varía según la complejidad del surtido.
También influye el tipo de empaque. Algunos productos pueden apilarse; otros requieren espacio aislado. Hay mercancía frágil, voluminosa o con necesidades específicas de temperatura. Todo esto afecta cómo se utiliza el espacio disponible y cómo se distribuyen las zonas de trabajo dentro del almacén.
Planea para lo real, no para lo ideal
Uno de los mejores ejercicios al dimensionar un almacén es simular tu operación actual y proyectarla a tres o seis meses, no a tres años. Pensar en una operación realista permite tomar decisiones más precisas. Es preferible empezar con un espacio ajustado y escalar conforme sea necesario que pagar por un metro cuadrado que nunca se va a ocupar.
También hay que considerar si el crecimiento de tu negocio es lineal o estacional. Si solo hay picos en ciertos meses, quizá convenga subcontratar espacio temporal o utilizar zonas flexibles dentro del mismo almacén. Lo importante es que el espacio esté alineado con el comportamiento de la demanda y no con supuestos generalizados.
Considera la altura, no solo los metros cuadrados
Muchas veces se piensa únicamente en el área horizontal del almacén, pero la altura es igual de importante. Un espacio más alto permite instalar racks verticales, aprovechar mejor el volumen y reducir la huella en planta. Esto puede traducirse en una operación más eficiente, con menor desplazamiento interno y mejor visibilidad del inventario.
Eso sí, no toda mercancía puede almacenarse en altura. Hay productos que, por peso o fragilidad, deben estar en zonas bajas. También hay que considerar el equipo necesario para acceder a niveles superiores, como montacargas o estantería móvil. La clave está en adaptar el diseño a lo que se almacenará, no al revés.
Espacio para operar, no solo para guardar
Un error común es calcular solo el espacio necesario para los productos. Pero un almacén también necesita áreas de recepción, surtido, empaque, revisión, zonas de tráfico y posiblemente oficinas o puntos de control. Estos espacios operativos deben considerarse desde el diseño inicial, ya que afectan directamente la productividad.
Ignorar estas zonas puede hacer que un almacén “suficientemente grande” se vuelva incómodo e ineficiente. La operación no debe detenerse por falta de espacio para empacar o porque los pasillos están obstruidos. Una buena distribución interna es tan importante como los metros cuadrados disponibles.
Escalabilidad: mejor crecer modularmente
En lugar de comprometerse con un espacio fijo por varios años, muchas empresas optan por modelos modulares o contratos flexibles que les permitan escalar cuando sea necesario. Esto reduce el riesgo de pagar por espacio no utilizado y permite adaptarse mejor a los cambios del mercado.
Si se trabaja con un proveedor logístico, es recomendable preguntar si ofrecen planes de expansión por fases. Esto permite empezar con una zona limitada y aumentar metros según la demanda. También facilita la integración de nuevas tecnologías o procesos sin tener que mudar toda la operación.
