Antes de firmar un contrato con un operador logístico 3PL, es fundamental revisar cada detalle con atención. Este acuerdo regulará la relación de servicio y, de no analizarse adecuadamente, puede convertirse en una fuente de costos ocultos, malos entendidos o incumplimientos operativos.
Alcance de los servicios contratados
Lo primero que debe revisarse es que el contrato defina claramente el alcance de los servicios: recepción de mercancía, almacenaje, picking, empaque, distribución, devoluciones y cualquier servicio adicional ofrecido.
Cada servicio debe quedar descrito de manera precisa para evitar confusiones sobre lo que está o no incluido en la tarifa pactada, y qué cargos adicionales pueden generarse si el servicio se amplía.
Estructura de costos y tarifas aplicables
El contrato debe especificar detalladamente las tarifas de almacenaje, tarifas por servicios adicionales, costos de movimientos internos, tarifas por descargas especiales o cargos por servicios fuera de horario.
También es importante revisar si existen mínimos de facturación, ajustes automáticos por inflación o penalizaciones por incumplimiento de volumen de operaciones pactadas.
Condiciones de almacenaje y manejo de mercancía
Otro aspecto crítico es verificar que el contrato describa las condiciones bajo las cuales se almacenará la mercancía: tipo de racks, altura máxima de tarimas, control de temperatura si aplica, y protocolos de manejo.
Asimismo, se debe estipular quién asume la responsabilidad en caso de daño o pérdida de productos, y bajo qué términos se aplican las coberturas de seguros, si existen.
Plazos de entrega y niveles de servicio
El contrato debe establecer claramente los tiempos de respuesta para surtido de órdenes, tiempos de entrega y tolerancias permitidas. También deben quedar asentados los niveles de servicio (SLA) comprometidos por el operador, como porcentajes de exactitud en inventarios o tiempos de carga y descarga.
Contar con métricas de desempeño bien definidas permite evaluar objetivamente el servicio y exigir mejoras si no se cumplen los acuerdos.
Responsabilidades en caso de incidentes o contingencias
Es importante revisar qué procedimientos aplicarán en caso de siniestros, robos, incendios, contingencias climáticas o fallas operativas. El contrato debe definir si el operador cuenta con protocolos de continuidad de negocio y cómo se dará seguimiento a estos incidentes.
Además, debe quedar establecido el procedimiento de reclamación y los plazos para solicitar indemnizaciones si corresponden.
Duración del contrato y cláusulas de terminación
El contrato debe indicar su duración, condiciones de renovación automática si las hubiera, y, muy importante, las cláusulas de terminación anticipada. Revisar si existen penalizaciones por terminar antes de tiempo o si se requiere un aviso previo de varios meses.
También es recomendable definir bajo qué circunstancias cualquiera de las partes puede rescindir el contrato sin responsabilidad.
Revisión legal y asesoría profesional
Antes de firmar, es altamente recomendable que el contrato sea revisado por un abogado especializado en logística o contratos comerciales. Un profesional puede detectar cláusulas abusivas o condiciones que no favorecen a la empresa contratante.
Esta revisión previa puede prevenir problemas legales futuros y proteger mejor los intereses de la empresa en la relación con el operador logístico.
