En un almacén, cada etiqueta es una guía. Contiene la información que conecta el producto con su destino, identifica su lote, ubicación y condición. Pero cuando las etiquetas están mal hechas, el impacto se multiplica en toda la operación. Desde errores de picking hasta pérdidas de inventario, las consecuencias de una mala etiqueta son reales y costosas.
Tipos comunes de errores en etiquetado
El primer problema frecuente es la falta de estandarización. Si cada cliente tiene un formato distinto y el personal no tiene claridad sobre cómo generar las etiquetas, es muy fácil cometer errores. Algunos fallos comunes incluyen códigos de barra ilegibles, datos incompletos, fechas incorrectas, duplicidad de etiquetas o incluso el uso de materiales inadecuados que se borran con la humedad o el roce.
Otro error habitual es etiquetar mal la unidad de empaque. Por ejemplo, poner la etiqueta de caja en el producto individual, o viceversa. Esto puede hacer que el sistema registre movimientos que no corresponden y, al final, se pierda el control del inventario.
Impacto directo en el inventario
Cuando hay errores de etiquetado, el inventario físico y el inventario en sistema empiezan a desincronizarse. Un código mal impreso puede hacer que un producto no sea reconocido al escanearlo, y eso crea diferencias entre lo que “debería haber” y lo que realmente hay. Esto complica los conteos cíclicos, provoca ajustes innecesarios y genera desconfianza en los reportes operativos.
Además, un mal etiquetado dificulta la trazabilidad. Si no se puede identificar fácilmente de qué lote proviene un producto, se vuelve imposible atender devoluciones, reclamos o auditorías de calidad con certeza.
Retrasos en surtido y despacho
Cuando el personal de picking no encuentra la etiqueta correcta o duda sobre la información del producto, pierde tiempo. El proceso se vuelve lento, se recurre a validaciones manuales y aumenta el margen de error. Esto retrasa el surtido y, en consecuencia, las entregas.
En operaciones donde se trabaja con tiempos de respuesta ajustados, un retraso por etiquetas genera un efecto dominó. No solo se atrasa un pedido: se acumulan tareas pendientes, se sobrecarga al personal y se pone presión sobre otras áreas como empaque o transporte.
Riesgo de entregas incorrectas
Una etiqueta con información errónea puede hacer que el pedido correcto llegue al cliente equivocado. En el mejor de los casos, eso implica una devolución y una reentrega. En el peor, una queja formal, pérdida de confianza y penalizaciones económicas si hay acuerdos de nivel de servicio.
Además, si se envían productos con la etiqueta de lote equivocada, hay riesgo de sanciones en industrias reguladas o de daños reputacionales importantes. El cliente no tiene forma de saber si ese producto cumple con sus estándares de trazabilidad.
Cómo prevenir errores de etiquetado
El primer paso para evitar errores es contar con un proceso estandarizado. Esto implica tener plantillas predefinidas, homologadas por cliente o por tipo de producto, y generar las etiquetas directamente desde el sistema para evitar la captura manual. También conviene integrar validaciones automáticas que alerten si falta algún dato obligatorio antes de imprimir.
El uso de impresoras adecuadas y etiquetas de calidad también marca la diferencia. Si las impresoras están desalineadas o se usa papel térmico que se borra fácilmente, los errores serán inevitables, por muy bueno que sea el sistema.
Capacitación constante del personal
Las personas que etiquetan deben entender que no están poniendo una “estampa”, sino una pieza clave del sistema logístico. Capacitar al personal en la importancia del etiquetado, los tipos de errores más comunes y las consecuencias operativas ayuda a generar mayor cuidado. También es útil crear un sistema de doble validación o revisión aleatoria para detectar fallos antes de que la mercancía entre al almacén o salga hacia el cliente.
Algunas empresas incluso asignan un “rol de etiquetado crítico” para ciertos productos sensibles o clientes clave, asegurando un estándar más riguroso en esos casos.
Tecnología como aliada
Implementar lectores de código de barras o RFID permite detectar inconsistencias desde el momento en que se coloca o escanea una etiqueta. Estos sistemas pueden vincular la información con el ERP o WMS para asegurar que lo que se está etiquetando realmente corresponde a lo que indica el sistema.
También hay soluciones que generan etiquetas dinámicamente al momento de recibir o surtir, lo cual minimiza los errores manuales y actualiza la información en tiempo real.
Auditorías internas y mejora continua
Es recomendable hacer auditorías internas periódicas al proceso de etiquetado. Esto no solo detecta errores, sino que permite identificar patrones. Tal vez un turno comete más fallos que otro, o cierto tipo de producto genera más incidencias. Con esa información, se pueden implementar medidas correctivas más enfocadas.
Además, si se lleva registro de las etiquetas que fallaron y sus consecuencias, se puede calcular el costo real que representan para la operación, lo cual da argumentos para justificar mejoras en equipos, software o capacitación.
El etiquetado no es un detalle menor
Tratar el etiquetado como una parte secundaria del proceso logístico es un error estratégico. Es un punto crítico de control que garantiza visibilidad, trazabilidad y precisión en toda la cadena. Invertir en hacerlo bien no es un lujo, sino una necesidad para operar con eficiencia y calidad.
