Uno de los problemas más comunes —y peligrosos— en la operación de almacén es la mercancía fantasma: productos que aparecen en sistema como disponibles, pero que en realidad no están físicamente en el inventario. Esta diferencia entre lo que “dice el sistema” y lo que realmente hay genera retrasos, errores de surtido y pérdida de credibilidad ante el cliente.
La mercancía fantasma puede ser resultado de errores humanos, falta de controles, procesos de entrada mal ejecutados o robos no detectados. Lo más grave es que muchas veces no se identifica hasta que ya causó un problema: un pedido mal surtido, una promesa incumplida o una pérdida económica.
Cómo se genera la mercancía fantasma
Hay varias causas. Puede ocurrir cuando se recibe mercancía sin registrarla correctamente, cuando se surten pedidos y no se descuentan del sistema, o cuando se hacen movimientos manuales sin dejar evidencia. También puede pasar cuando hay productos dañados que no se reportan, pero siguen contándose como “buenos”.
Otra fuente común son los errores en conteos físicos o cíclicos mal ejecutados, donde se ajusta el sistema sin una validación adecuada. Esto crea una “realidad virtual” que no coincide con lo que realmente hay en racks o posiciones.
Consecuencias operativas y financieras
El impacto directo de tener mercancía fantasma es la falta de confiabilidad del inventario. Esto provoca que el área comercial prometa productos que no existen, que se pierdan ventas por no poder cumplir o que se hagan compras innecesarias creyendo que hay menos de lo que en realidad hay.
Además, cuando el sistema dice que hay algo, el equipo lo busca. Esto implica tiempo perdido, frustración y desorganización interna. Y si se detecta que el producto no está, muchas veces es ya demasiado tarde para reaccionar con el cliente.
Cómo detectar si tienes mercancía fantasma
Hay varias señales: muchas órdenes con ajustes manuales, retrabajos frecuentes por errores de surtido, productos que nunca se encuentran cuando se necesitan o diferencias constantes en inventarios físicos. También puedes identificarlo si tu equipo de piso tiene que “buscarle mucho” a ciertos productos.
Otro indicador es cuando hay muchos movimientos no trazables en el WMS: entradas sin soporte, salidas sin órdenes, o correcciones frecuentes sin explicación. Todo eso indica que algo no está cuadrando entre lo físico y lo digital.
Qué hacer si la detectas
Lo primero es ejecutar un conteo físico por zonas o familias donde haya más incidencias. Esto debe hacerse con doble validación y sin pausas entre conteo y ajuste. Después, analizar los movimientos históricos del SKU para ver dónde puede haber ocurrido el error.
También es necesario reforzar los procesos: validar que toda entrada y salida esté documentada, capacitar al personal y establecer puntos de control. A veces un simple checklist en el proceso de surtido puede reducir drásticamente este problema.
Tecnología como aliada contra la mercancía fantasma
Un buen WMS ayuda a prevenirla, pero no lo soluciona todo. Lo importante es que se use correctamente, que esté actualizado y que el personal entienda que cada escaneo, cada movimiento y cada ajuste importa. La trazabilidad en tiempo real reduce el margen de error y facilita auditorías.
Incluir alertas para movimientos manuales o ajustes fuera de lo común también puede ayudar. Esto permite detectar errores antes de que escalen y mantener el control sin necesidad de contar todo constantemente.
Conclusión
La mercancía fantasma es un enemigo silencioso en la logística. No se ve, pero afecta todo. Detectarla a tiempo y tomar acciones preventivas no solo mejora la eficiencia del almacén, también protege la experiencia del cliente y la rentabilidad del negocio. Porque en logística, lo que no está… no debería contar.
