En logística, la necesidad de mejorar es constante: reducir errores, aumentar velocidad, optimizar espacios, implementar tecnología o simplemente hacer más con menos. Sin embargo, muchas empresas postergan estas mejoras por miedo a afectar la operación diaria. “No podemos parar”, “ahorita hay muchos pedidos” o “esperemos a temporada baja” son frases comunes que terminan dejando todo igual.
Pero la mejora continua no debería depender de un “momento ideal”. Se puede —y se debe— mejorar mientras la operación sigue en marcha. La clave está en hacerlo con orden, sin improvisaciones y sin poner en riesgo lo que ya funciona. Porque en un almacén, cualquier cambio mal ejecutado puede causar más problemas que beneficios si no se planea con cuidado.
Divide el cambio en partes pequeñas
Uno de los errores más comunes es querer implementar una mejora de golpe. Cambiar todo el layout en un fin de semana, migrar todo el sistema sin pruebas, o modificar todos los procesos al mismo tiempo. Estas decisiones suelen fallar porque el margen de error es muy alto.
En lugar de eso, las mejoras deben implementarse en etapas pequeñas y medibles. Si vas a cambiar la forma en que haces picking, empieza por una zona o por un turno. Si vas a reorganizar racks, hazlo por pasillos. Si vas a probar un nuevo sistema, empieza por un cliente o SKU.
Esta lógica de iteración permite validar si el cambio realmente funciona, medir sus efectos y ajustarlo antes de escalarlo. También reduce el riesgo de parar todo por un error no previsto. Lo importante es documentar lo que se cambia, quién lo ejecuta, en qué tiempo y con qué resultado esperado.
Involucra al equipo desde el principio
Otro error frecuente es implementar mejoras sin avisar, sin explicar ni capacitar. Esto genera resistencia natural del personal, errores involuntarios y, en muchos casos, sabotaje pasivo. El personal necesita saber por qué se hace un cambio, cómo les afecta y qué se espera de ellos.
Por eso, cada mejora debe incluir un plan de comunicación interna. Puede ser tan simple como una junta operativa o un cartel en la zona de descanso, pero debe existir. Además, es fundamental escuchar al equipo: muchas veces las mejores ideas vienen de quienes están en el piso.
También es clave asignar responsables. Si nadie se hace cargo de la mejora, se diluye. Si todos son responsables, nadie lo es. Designa a alguien que coordine, revise y dé seguimiento al cambio, aunque sea un ajuste pequeño.
Mide, ajusta y documenta
Implementar una mejora sin medir su impacto es como trabajar a ciegas. Define desde el inicio qué indicador vas a observar: tiempo de surtido, errores en picking, uso de espacio, cumplimiento de pedidos, etc. Compara antes y después. Si no hay mejora, ajusta o replantea.
Además, documenta todo. Cada ajuste, por mínimo que sea, debe registrarse: qué se hizo, por qué se hizo, quién lo aprobó, qué impacto tuvo. Esta trazabilidad es útil no solo para saber qué funcionó, sino también para evitar repetir errores en el futuro o en otras áreas.
También te da una base sólida para capacitar a nuevos ingresos. Si tu operación crece, es vital tener procesos documentados que expliquen las mejoras ya aplicadas, los criterios detrás de cada decisión y las lecciones aprendidas.
Mejora como cultura, no como proyecto
Finalmente, es importante entender que mejorar no es un proyecto aislado, sino una cultura. Debe ser parte del día a día. Así como se revisan pedidos, se deberían revisar procesos. Así como se cuenta inventario, se deberían contar errores repetidos. Y así como se organizan turnos, se deberían organizar mejoras pequeñas y constantes.
Esto se puede lograr con rutinas simples: una junta semanal de 10 minutos para detectar áreas de oportunidad, una libreta o formato digital donde los operadores puedan proponer mejoras, o un indicador mensual que mida cuánto de la operación fue optimizado.
Porque la mejora real no viene de un gran cambio al año, sino de pequeños ajustes semanales que, al acumularse, transforman toda la operación. Y lo mejor es que se pueden hacer sin parar.
