Uno de los errores más frecuentes al contratar servicios logísticos es no tener claro cuántas posiciones se van a necesitar en el almacén. Ya sea que se trate de posiciones por tarima, por caja o por metro cúbico, calcular con precisión el espacio requerido permite optimizar los costos y asegurar que la operación funcione sin interrupciones ni cuellos de botella.
Este cálculo no es una cifra fija, ya que depende de varios factores que cambian con el tiempo: volumen de inventario, rotación, estacionalidad y modelo de negocio. Sin embargo, existen criterios técnicos y prácticos que permiten hacer una estimación inicial y ajustarla con base en el comportamiento real de la operación.
Entender qué es una posición de almacenaje
Una posición es el espacio designado para almacenar un pallet, caja o unidad definida dentro del almacén. En sistemas de racks, una posición puede tener diferentes niveles y anchos. En almacenamiento a piso, se habla de posiciones por tarima o por bloque. Identificar qué tipo de posición se está contratando es el primer paso para entender qué se necesita.
Cada posición tiene una capacidad máxima y está sujeta a ciertas condiciones: peso, altura, acceso o temperatura. Por eso, no todas las posiciones son iguales, y estimar solo por volumen puede llevar a errores de planeación.
Calcular inventario promedio y cobertura
Un buen punto de partida es conocer el inventario promedio mensual. Esto se puede obtener sumando el inventario de cada semana y dividiendo entre el número de semanas del mes. A partir de esa cifra, se calcula la cantidad de producto que se desea mantener como stock de seguridad, según los días de cobertura definidos por la empresa.
Por ejemplo, si se desea tener 15 días de inventario disponible y se rotan 100 pallets al mes, se deben considerar al menos 50 posiciones para mantener la cobertura deseada. Esta es solo una base, y debe ajustarse con otros factores como rotación y estacionalidad.
Considerar el volumen por tipo de producto
No todos los productos ocupan el mismo espacio. Hay mercancía que requiere más altura, mayor manipulación o condiciones especiales. Dividir el inventario por categorías (por ejemplo: alta rotación, baja rotación, frágil, refrigerado) permite asignar las posiciones correctas según su uso real.
Además, si hay productos que se almacenan en cajas sueltas y no en pallets completos, es importante definir si esas cajas pueden compartir posiciones o requieren espacios dedicados. Esto tiene un impacto directo en el número total de posiciones necesarias.
Estacionalidad y picos de volumen
Muchas operaciones tienen temporadas altas y bajas. Si el cálculo se hace únicamente con base en el promedio anual, se corre el riesgo de quedarse sin espacio durante los picos de demanda. Por eso, es recomendable calcular también el inventario máximo histórico, incluyendo los meses de mayor movimiento.
En esos casos, se puede negociar con el operador logístico un esquema flexible que permita escalar posiciones temporalmente según la temporada, evitando pagar espacio extra durante todo el año cuando no se necesita.
Rotación y tiempo de permanencia
La rotación del inventario es otro factor clave. Si los productos entran y salen rápidamente, las posiciones pueden liberarse con mayor frecuencia y volverse a ocupar varias veces en el mismo mes. En cambio, si el producto permanece semanas o meses sin moverse, cada posición queda ocupada durante más tiempo y se requiere un número mayor.
Analizar el tiempo promedio de permanencia de cada tipo de producto permite ajustar mejor el cálculo. A mayor rotación, menos posiciones se necesitan para manejar el mismo volumen de ventas.
Anticiparse a expansiones o nuevos productos
Es importante considerar el crecimiento del negocio. Si se prevé lanzar nuevas líneas de producto, abrir nuevos canales de venta o incrementar la producción, lo mejor es estimar un margen adicional de espacio que permita absorber el crecimiento sin interrumpir la operación.
Una opción recomendable es reservar un porcentaje del total de posiciones como colchón operativo, especialmente si el contrato logístico permite flexibilidad. Esto evita situaciones de saturación o necesidad de reubicación a último momento.
Validar con una simulación real
Una vez hecho el cálculo teórico, se puede validar con una simulación práctica. Esto implica tomar un lote de producto real, almacenarlo como se haría normalmente y medir cuántas posiciones se ocupan. También puede hacerse un piloto por unos días o semanas para observar el comportamiento real del inventario y ajustar los números.
Este ejercicio ayuda a detectar inconsistencias en el cálculo inicial, como productos que se apilan menos de lo previsto o ubicaciones que no se pueden aprovechar por condiciones específicas del producto.
Monitorear y ajustar mes a mes
El número ideal de posiciones no es estático. Cambia con las ventas, con el inventario, con los lanzamientos y con el comportamiento del mercado. Por eso, es recomendable monitorear mes a mes cuántas posiciones se están utilizando realmente y compararlo con lo estimado. Esto permite detectar si se está pagando de más o si se está acercando a un punto de saturación.
Algunos operadores logísticos ofrecen reportes detallados de uso de posiciones por día, por SKU o por cliente. Esta información es valiosa para tomar decisiones con base en datos reales y no en suposiciones.
Controlar el espacio es controlar el costo
En logística, el espacio cuesta. Pero más allá del precio por posición, lo que realmente importa es que el espacio contratado esté alineado con la necesidad operativa. Pagar por espacio ocioso es un desperdicio; quedarse corto, un riesgo.
Calcular con precisión cuántas posiciones se necesitan es un ejercicio que mejora la eficiencia, reduce costos y prepara a la empresa para crecer sin fricciones. No se trata de almacenar más, sino de almacenar con inteligencia.
